Yeni Bir Şirket Politikası Notu Nasıl Yazılır?

İşletme sahiplerinin yeni politikalar ve prosedürler oluşturmak için birçok nedeni vardır. Bir işletmede, tüm çalışanlar tarafından yazılmış ve onaylanmış bir çalışan el kitabı ve işletme el kitabı bulunmalıdır. Bu kitaplar şirket politikalarının kaydını tutar. Bir politika değişir veya yenisi uygulanırsa, işverenlerin değişikliği çalışanlarına bildirmeleri gerekir. Notu yeni veya güncellenmiş bir şirket politikası için yazmak ilk adımdır.

Not Biçimi

Microsoft Word gibi çoğu işletme kelime işlem programında, işletme notları için şablonlar bulunur. Şablonlar not biçimlendirme işlemini kolaylaştırır. Notunuzu biçimlendirmek için bileşenleri şablona eklemeniz yeterlidir. Çoğu şablon Memo veya Memorandum kelimesini büyük bir fontla üste yerleştirir. Ayrıca daha küçük bir fontta Gizli veya Yalnızca Dahili Kullanım gibi bir temizleyici içerebilirler. Bunların hepsi sayfanın başlığında olabilir.

Notun gövdesi, blok biçimlendirme adı verilen iş biçimini kullanmalıdır. Her bölümü sol kenar boşluğuyla hizalayın ve her bloğu satır boşluğu ile ayırın. İş yazı tipi seçenekleri Courier, Arial veya benzeri bir şey olmalıdır. Mesele okunaklı olmak. İş yazı tipi boyutu genellikle 12 puntodur.

İlk blok dağıtım, tarih ve konu bölümüdür. Örneğin:

Kime: Tüm çalışanlar
Gönderen: Operasyon Direktörü
Tarih: 1 Mart 2017
Konu: Atanmamış Park Alanları.

Alıcılar notu kimin gönderdiğini, kopyayı kimin aldığını, notun tarihini ve amacını açık bir şekilde görmelidir.

Notta Bilgi Sunumu

Mutabakatın, iş sırasında bir soruna neden olan bir yasa değiştiği ya da bir şey olduğu için ortaya çıkması iyi. Gelecekteki sorunları önlemek için işletme yeni bir politika uyguluyor. Yeni yasalara atıfta bulunmak mükemmel olsa da, yeni politikanın oluşturulmasına yol açan bireysel olaylardan asla söz etmeyin. Çalışanlara özel olarak başvurmaktan kaçının ve notta inflamatuar veya aşağılayıcı dillerden kaçının. Sesi profesyonel tutun ve sadece gerçeklere sadık kalın. Örneğin, eğer yeni bir soyunma politikası uygulanıyorsa, dil suçlayıcı olmamalı veya önceki çalışan hırsızlıklarına herhangi bir şekilde atıfta bulunmamalıdır.

Notun Gövdesi

Notun gövdesi, işletme için blok biçimi stilini kullanan bir veya daha fazla paragraf olabilir. Not, mevcut politikayı ve yeni politikayı, yeni politikanın yürürlüğe girme tarihi ile birlikte belirtmelidir.

Yeni politika ile ilgili ek bilgi sağlamanız gerekebilir. Örneğin, bir şirketin yeni federal düzenlemeler nedeniyle yerinde güvenlik protokollerini değiştirmesi gerekebilir. Eskinin yeniden ne kadar farklı olduğunu açıkça tanımlayan mevcut politikalardaki değişiklikleri vurgulayın. Mevcut politika kılavuzunda bulundukları politika adını ve bölümünü veya sayfa numarasını belirterek mevcut politikalara referans verin.

Her politika el kitabı, çalışanların doğru sürüme baktıklarını bilmeleri için tarihli olmalıdır. Yeni bir politika notundaki değişikliklere başvuru yaparken, başvuruda bulunulan kılavuzun tarihini ekleyin.

Dağıtım listesi

İşverenlerin not alması gereken her çalışanın bir kopyasını aldığından emin olmanın bir yolunu bulması gerekir. Her şirketin bir e-posta dağıtım listesinde her çalışanı yoktur. Notun herkes tarafından alındığından emin olmak için, Çalışma ve OSHA posterlerinin tüm çalışanların incelemesi için tutulduğu yere gönderin. E-postaları olan çalışanların dağıtım listesine e-posta gönderin. Notu ödeme taslaklarına ekleyin veya yöneticilerden her bir çalışana bir kopyasını teslim etmelerini ve değişiklik konusunda bir toplantı yapmalarını isteyin.

El Kitaplarına Zeyilname

Yeni notu mevcut çalışan el kitabına ek olarak ekleyin. Çalışan el kitabını bir süredir güncellemediyseniz veya bir çok değişiklik olursa, el kitabının tamamını yeni bir yayın tarihi ile güncellemeniz akıllıca olabilir. Bu şekilde çalışanlar, yanlışlıkla eski politikalara atıfta bulunmayacaklar.