Kağıtsız Dosyalama Sistemi ile Nasıl Çalışılır

Kağıtsız dosyalama sistemleri, çevreyi korumak ve ofisinizin etrafındaki karmaşayı azaltmak da dahil olmak üzere sayısız avantaj sunar. Ancak, her şeyi elektronik olarak saklamak için alışkın değilseniz, kağıdın serbest bırakılması zor olabilir. Bilgisayar dosyalarının güvenli hale gelmesi durumunda tüm verilerinizi kaybetme konusunda bile endişelenebilirsiniz. Kağıtsız bir dosyalama sistemi kullanırken uygun önlemleri almak, endişelerinizi hafifletebilir, aynı zamanda çevresel ayak izinizi azaltmanıza yardımcı olabilir.

Kağıtsız bir dosyalama sistemini kolayca korumak için gerekli ekipmanı satın alın. Bu genellikle bir bilgisayar, tarayıcı, harici sabit sürücüler ve muhtemelen küçük sürücüler içerir. Verileri elektronik olarak işlemek için ihtiyaç duyduğunuz, veritabanı, insan kaynakları veya muhasebe programları gibi ek bir bilgisayar yazılımı olabilir.

Elektronik dosyalama sisteminizi kağıt versiyonunuza benzer şekilde ayarlayın. Bu, çalışanların ihtiyaç duydukları belirli dosyaları daha kolay bulmalarını sağlar. Kolay başvuru için yeni elektronik sistemin bir çizelgesini veya site haritasını oluşturun ve dağıtın. Kağıtsız sistem devreye alındığında, personel için bir eğitim oturumu düzenleyin.

Tüm kağıt belgeleri, elektronik dosyalama sisteminde bir kopya bulunacak şekilde tarayın. Kağıtsız bir dosyalama sistemi muhtemelen basılı kopyalarınızın parçalanacağı veya geri dönüştürüleceği anlamına gelir; Kağıt yok edilmeden önce elektronik bir sürüme sahip olduğunuzdan emin olun.

Elektronik dosyalarınızı nasıl yedekleyeceğinizi belirleyin. İkinci veya hatta üçüncü bir yedekleme sistemine sahip olmak, verilerinizin güvende kalmasını sağlayabilir. Yangın, sel, hırsızlık veya başka bir felaket durumunda başka bir koruma katmanı sağlayan saha dışında ikincil bir yedekleme sistemi belirleyin. İsterseniz, bu amaç için bir sunucu veya İnternet tabanlı yedekleme servisi kullanın.

Personeli, posta ve faks gibi iletişim kurma yöntemlerini ortadan kaldırmaya teşvik edin. E-postaları dokümanları aktarmanın birincil yöntemi olarak kullanın. Elektronik kopya gönderip alarak basılı faksları ortadan kaldırın.

Gerekenler

Bilgisayar
Tarayıcı
Harici sabit diskler
Başparmak sürücüler
Yazılım
parçalayıcı

İpuçları

Kağıtsız politikaları nazik bir el ile uygulayın. Kağıtsız çalışmak günlük alışkanlıkların kırılmasını veya değiştirilmesini gerektirir ve çalışanların değişime alışması biraz zaman alabilir. Geçişin tamamlanması için yoldan birkaç ay önce bir tarih belirleyin.
Kağıtsız bir dosyalama sistemine geçtikten sonra şirketin kağıt kullanımını izleyin. Yeni yönteme geçerek şirketin her ay ne kadar tasarruf sağladığını gösteren personele aylık e-postalar gönderin.