Dokümantasyon Prosedürleri İyi İç Kontrole Nasıl Katkıda Bulunur?

Şirketler riskleri sınırlamak için iç kontroller uyguladılar. Olası riskler arasında kayıplar, sözleşmelerde düşük performans, düşük kalite ve yönetmeliklere uyulmaması bulunmaktadır. Dokümantasyon prosedürleri, şirketin kontrol sistemlerini uygulamak ve görev ve eylemler için sorumluluk vermek için ihtiyaç duyduğu dokümanları detaylandırır. Küçük işletmeler genellikle daha büyük işlemlerden daha az dokümantasyon veya kontrol gerektirir, çünkü her çalışan birkaç iş işlevi yerine getirir ve sorumlulukları daha açıktır. Minimum verimli kontrollerle sonuçlanan etkili dokümantasyon prosedürleri küçük işletmelere rekabet avantajı sağlayabilir.

organizasyon

Etkili iç kontrolün temeli, iş tanımlarını içeren bir organizasyon şemasıdır. Belgelendirme prosedürleri, iş tanımlarının şirketteki her pozisyonun görev ve sorumluluklarını açıkça ayrıntılandırdığını belirtmek zorundadır. Dokümantasyon prosedürleri organizasyon şemasının hazırlanması ve güncellenmesinden ve şirketin bu şemaları nasıl kullandığından sorumludur. Genelde çalışanlar, işe başlarken pozisyonları ve iş tanımları hakkında ayrıntılı bilgi içeren bir kopya alır.

İlkeler ve prosedürler

Belge prosedürleri genellikle bir çalışan el kitabının ilgili tüm politika ve prosedür belgelerini içermesi gerektiğini belirtir. Kılavuzun neler içermesi gerektiğini, politika ve prosedürleri yazmaktan ve güncellemekten kimin sorumlu olduğunu ve şirketin bunları çalışanlara nasıl ilettiğini detaylandırır. Belgelendirme prosedürleri tipik olarak, çalışanların çalışmaya başladıklarında el kitabının bir kopyasını aldığını, aldıklarını işaret ederek politika ve prosedürlere uymayı kabul ettiğini belirtir. Oluşan güncellemeleri alırlar.

Yetki ve Onaylar

Belgelendirilmiş organizasyon şemaları ve çalışan el kitapları, iç kontrollerin temelini oluşturur, ancak gerçek kontrol önlemlerini içermeleri gerekir. Dokümantasyon prosedürleri bu tür önlemleri detaylandırmaktadır. Karar verebilecek ve harcamaları onaylayabilecek çalışanları listeleyen belgeleri açıklar. Bu belgelerin her biri çalışanın tam olarak neye yetki verebileceğini veya onaylayabileceğini, neyin onaylanacağının veya yetkilendirmenin ne olacağını ve limitleri belirtmelidir. Tipik bir örnek, belirli bir çalışana karşılık gelen talebi başlatarak 10.000 $ 'a kadar bir satın alma işlemini onaylama yetkisidir.

Destekleyici belgeler

Güçlü iç kontrol sistemleri, kararların temelini detaylandırmak için destekleyici belgelere dayanır. Dokümantasyon prosedürleri hangi kararların destekleyici dokümantasyon gerektirdiğini belirler ve niteliğini detaylandırır. Örneğin, bir satınalma siparişi onayı bir talep gerektirebilir. Belgeleme prosedürü, bir çalışanın bir satın alma siparişinin onayını talep etmeden önce bir talep hazırlaması gerektiğini belirtir ve isteğin içermesi gereken bilgileri detaylandırır.

Raporlama

İç kontrolün kilit unsurlarından biri, önemli şirket bilgilerinin raporlanmasıdır. Dokümantasyon prosedürleri, bu tür raporların hangi bilgileri içermesi gerektiğini, bunların hazırlanmasından kimin sorumlu olduğunu ve raporları kimin alacağını belirleyerek iç kontrolü güçlendirir. Bazı raporlar gizli bilgiler içerir ve dokümantasyon prosedürü hangi raporların hassas olduğunu ve güvenlik önlemleriyle ilgili ayrıntıları belirtmelidir.

Mutabakat

Küçük işletmelerde bile, dokümantasyon prosedürleri bağımsız kaynaklara sahip çeşitli dokümanlarla sonuçlanır. Hassasiyetlerini doğrulamanın etkili bir yöntemi, farklı yazarlardan karşılaştırılabilir veriler arasında uzlaşma sağlamaktır. Dokümantasyon prosedürü, hangi uzlaşmanın gerçekleşmesi gerektiğini ve bunu yürütmekten kimin sorumlu olduğunu belirtmelidir. Tutarsızlıklarla başa çıkmanın bir yöntemini detaylandırmalı ve farklılıkların çözümü için sorumluluk vermelidir.