Proje Önceliklerini Planlamak İçin İdeal PMO Modellerinin Kullanımı

Proje yönetimi hemen hemen her sektörde anahtardır. Bilgi teknolojisi alanı, proje yönetimi ofisleri veya PMO gibi bazı endüstrilerde, proje yönetimi girişimlerinin gerçekleştirilmesi için birçok işletmede kilit bir bölüm olarak hizmet vermektedir. İki temel PMO modeli, PMO'nun oynaması gereken rolün türü ile ilgili olarak karşıt uçları temsil eder. Kullanılabilecek iki model, denetleyici ve destekleyici modellerdir.

Modeller

Denetleyici modelde, PMO proje yönetimi sürecini denetler ve projenin tamamlanmasında yer alan çeşitli ekiplerin çalışmalarını denetler. Destek modelinde, PMO daha fazla danışma kapasitesi sunar ve mümkün olan her yerde ek destek sağlayarak ekiplerin hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olur. Bazı şirketler şimdi iki modelin bir karışımına vurgu yapıyorlar çünkü bir uçta veya diğerinde odaklanmanın sınırlarını kabul ediyorlar. Örneğin, proje yönetimine destek görevi gören PMO, projenin yürütülmesi üzerinde çok az kontrole sahiptir ve projenin yönünü uygun bir şekilde şekillendirip etkileyemeyebilir. Benzer şekilde, denetleyici PMO da süreç üzerinde çok fazla kontrol sergileyebilir ve yaratıcılığı tamamen bastırabilir.

Orta yere

Proje önceliklerini planlamaya çalışırken, destek ve denetleyici modellerin iki uç noktası arasında bir orta yol bulmak idealdir. Her zaman bir proje ekibine denetimsel liderlik uygulamak zor olabilir, bu nedenle PMO'yu projenin nasıl önceliklendirilmesi ve yürütülmesi gerektiğini öğretmek veya dikte etmek için kullanmak, her zaman dahil olanların yararına değildir. PMO, zaman veya mesafe bakımından ayırma nedeniyle doğru kararı vermek için gereken mevcut bilgilerin tümüne sahip olmayabilir. Aynısı, destek modeline çok fazla güvenmek için de geçerlidir. Takımların destek ofisi olarak hizmet veren bir PMO ile elde edebileceğinden daha fazla yöne ve liderliğe ihtiyaçları olabilir. Bunun yerine, şirketler spektrumun bir ucundan diğerine akıcı olarak hareket eden ikisi arasında bir dengeleme hareketi yapmak zorundadır.

kolaylaştırıcı

İki uç nokta arasındaki ipi yürümek, proje yönetimi için kolaylaştırıcı olarak görev yapan bir PMO ile sonuçlanmalıdır. Proje önceliklerini planlamak da uç noktalar arasında bir denge kuralıdır. PMO, hangi projelerin diğerlerinden daha önemli olduğunun belirlenmesinde süpervizör olarak görev yapabilir. PMO, ekiplerine tamamlanacak görevlerin önceliğini belirtmeli, ancak durumun, projeler ortaya çıktıkça diğer önceliklerin bunları üstleneceğini belirleme ihtimalini açık bırakmalıdır. Bununla birlikte, PMO, projelerin belirli bir sırada gerçekleştirilmesi konusunda ısrar ederse, bunun gerçekleşmesini sağlamak için bir kolaylaştırıcı veya destek ofisi olarak hizmet etmelidir.

Bilgi

Tech Republic web sitesi, PMO'nun bilgi yönetiminde çok önemli bir rol oynaması gerektiğini savunuyor. Bilgi yönetimi, proje önceliklerini planlamanın anahtarıdır. PMO, ekiplerin önceliklerin planlanması amacıyla güvenebileceği bir bilgi deposu olarak hizmet verebilir. PMO, hangi yöntemlerin işe yaradığını ve hangilerinin işe yaramadığını bilme konusunda ekiplere sağlayabilir. Ayrıca başkalarının önünde yapılması gereken işler hakkında daha iyi bir fikri olabilir. Ekipler, hangi görevlerin diğerlerine göre öncelikli olacağını belirlemek ve daha sonra mevcut en iyi bilgilere dayanarak bunları yerine getirmek için gerekli desteği sağlamak için PMO'ya güvenebilirler.