İK Departmanının Gizli Personel Dosyalarına Karşı Sorumluluğu Nedir?

Kağıt dosyalar veya elektronik personel kayıt olsun, insan kaynakları departmanınızın çalışanların kişisel ve istihdamla ilgili bilgilerini koruma görevi vardır. Gizlilik, İK departmanınızın ve kuruluşunuzun itibarının bütünlüğü için çok önemlidir. İK personeli, kuruluş ve çalışanları hakkında özel, gizli bilgilerle emanet edilir. Gizlilik ihlalleri, çalışanların departmana olan güvenini kaybetmesine ve İK departmanının yeterliliğini sorgulamasına neden olur.

içindekiler

Personel dosyaları, genellikle çalışanın Sosyal Güvenlik kartının, ehliyetinin, ABD pasaportunun veya çalışma ruhsatının bir kopyasını içeren tazminat, iş performansı, kişisel temaslar, iş geçmişi ve istihdam uygunluğu belgelerine ilişkin çalışanlarla ilgili hassas bilgiler içerir. Bu dosyalardaki bilgi türüne dayanarak, İK'nın erişim kontrolleri oluşturması ve çalışan verilerinin kesin gizliliğini sağlaması zorunludur.

Tıbbi bilgi

Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası, işveren tarafından sağlanan sağlık sigortasına bağlı bilgilerin gizliliğini gerektirir. Engelli Amerikalılar Yasası ve Genetik Bilgi Ayrımcılık Yasası, çalışanların sağlık ve tıbbi ile ilgili bilgilerin ifşa edilmesini yasaklamaktadır. İK en iyi uygulamaları, işverenlerin, sağlık sigortası seçimleri, işçinin tazminat zararı ayrıntıları, engelli işçiler için kalacak yerler ve Aile ve Sağlık İzni Yasası uyarınca devamsızlık yaprakları ile ilgili belgeler gibi gizli çalışan bilgileri için ayrı bir dosya oluşturmasını önerir. Ek olarak, İK, bu dosyalara yalnızca erişimi olan bir gizlilik memuru tayin etmelidir. Dosyalar, İK departmanının mahremiyet memuruna sunulan talepler üzerine, düzenli çalışma dosyalarından farklı bir yerde güvenli bir şekilde saklanmalı ve başkalarının erişimine açık olmalıdır.

Personel Sorumlulukları

İK'nın katı bir gizlilik sağlama yükümlülüğü, bireysel çalışanlar, istihdam faaliyetleri ve İK departmanlarıyla ilgili tartışmalar için de geçerlidir. İK personeli, istihdama ilişkin konuları bilmesi gerekenler temelinde tartışmalıdır. Çalışan bilgisi ile ilgili bölüm tartışmaları bile düzenlenmeli; İK personeli, personel dosyalarındaki bilgilere dayanarak çalışanlarla ilgili işle ilgili olmayan görüşmeler yapmaktan kaçınmalıdır. Buna ek olarak, İK personelinin, arkadaşlık ettikleri İK departmanı dışındaki çalışanlara gizli bilgilerin ifşa edilmesi konusunda dikkatli olması gerekir.

Soruşturma Dosyaları

Bir İK personeli bir işyeri araştırması gerçekleştirdiğinde, normal eylem şekli tanık ifadeleri, yasal araştırmanın kopyaları, tanık güvenilirliği ve İK liderliği veya hukuk danışmanı tarafından önerilen istihdam eylemleri hakkında notlar oluşturmak için bir dosya oluşturmaktır. İşyeri araştırması bir veya daha fazla çalışanı içerebilse de, soruşturmaya katılan çalışanların personel dosyalarında hiçbir zaman araştırmacı materyal bulundurmayın. Araştırma materyalleri için ayrı bir dosya klasörü oluşturmak çok önemlidir. Bir çalışanın dosyasında yer alan materyaller, sorun resmi olmayan bir şikayetten resmi bir şikayete veya bir devlet icra dairesi veya mahkemelere açılan davaya kadar yükselirse keşfedilebilir. Keşfedilebilir, ajansın veya mahkemenin işverenin yasal savunmasını ciddi şekilde etkileyebilecek malzemeleri incelemeyi talep edebileceği anlamına gelir.

Bölüm Dosyaları

Birçok işverenin çalışanlar için iki personel dosyası vardır, ayrıca bir iş dosyası ve bir işyeri dosyası, ayrıca bir gözetmen dosyası. Denetçiler ve yöneticiler, performans, katılım ve denetleyici notları ve geri bildirimler hakkında özel bilgiler içeren çalışanlarına ait bölüm dosyalarını saklar. Bu dosyalar sağlık veya tıpla ilgili bilgiler içermemeli ve yalnızca denetçinin erişebildiği kilitli bir çekmecede olduğu gibi gizli tutulmalıdır.