Toplantı Gündemi Nasıl Kurulur?

Scott Snair'e göre, "Çıkmak İstiyorum Toplantıyı Durdur" yazarı, ofis toplantılarının büyük bir yüzdesi, ajandalarını hazırlayan düşünce eksikliğinden dolayı verimsiz ve odaklanmamış. Kendi konferanslarınızın rutin bir şekilde alışkanlık dışı yapılması veya ortaya çıkan krizlere cevaben birlikte bir araya gelip gelmemesi, bir toplantı gündemi oluşturmak daha verimli ve daha yüksek moral alacaktır.

1.

Toplantınızın amacını, zamana duyarlı ve gerçekten gerekli olup olmadığını belirlemek için tanımlayın. Toplantı amaçlarına örnek olarak proje durumu hakkında raporlama, mevcut sorunlara yeni fikirler ve çözümler beyin fırtınası, hasar kontrolünün yönetilmesi, yeni politikaların tanıtılması, görev atamalarının yapılması ve disiplin işlemleri ile ilgili idari duruşma yapılması verilebilir. Bir taslak oluşturun ve her bir başlığa kısa bir özet izleyen bir başlık verin. Örnek:

Kağıtsız Olmak - geçiş hedeflerini, güvenlik kaygılarını ve personel eğitimini belirlemek.

2.

Gündemdeki konularınıza katkıda bulunacak bir şeyleri olan bireyleri adlarıyla tanımlayın, böylece onlardan ne beklendiğini anlarlar. Örneğin, bir proje durum raporu için muhtemelen ekibin her üyesine değil, yalnızca sözcü olarak proje yöneticisine ihtiyacınız vardır. Toplantının amacı yeni bir politika için fikir beyin fırtınası yapmaksa, toplantı katılımcılarınız, etkilenecek belirli iş sınıflandırmalarının veya bölümlerinin çıkarlarını ve duygularını en iyi temsil eden kişiler olacaktır.

3.

Listenizdeki konuların her birini ele almak için gereken süreyi belirleyin. Örneğin durum güncellemeleri, her bir katılımcı için, özellikle toplantılarınız haftalık veya aylık olarak gerçekleşiyorsa ve herkes çeşitli projelerin temellerini zaten biliyorsa, yalnızca 10 dakika sürebilir. Ayrılan zaman dilimleriniz üzerinde tartışmalar yapılması ve toplantının daha sonraki bir tarihte veya tarihte devam etmesi gerektiğine en yüksek öncelikli konularınızı gündeme koyun. Pratik olduğunda, katılımcıların mevcut konu kategorilerine uymayan tartışmak istediği herhangi bir şey için gündeminizin sonuna "başka bir işletme" alanı ekleyin.

4.

Toplantınız için ek materyallerin toplantıdan önce dağıtılması ve okunması veya herkesin gelmesi durumunda dağıtılması gerekip gerekmediğine karar verin. Gündemdeki bu maddelere atıfta bulununuz, böylece katılımcılar tartışılan konularla alakalarını anlarlar.

5.

Toplantınız için bir tarih, saat ve konum belirleyin ve bu bilgileri toplantı gündeminin en üstüne yerleştirin. Gündeminizi, katılımcıların hazırlık yapmak için zamanları olacak, ancak bir kenara koyacakları ve unutacakları kadar önceden dağıtmayacak kadar önceden dağıtın. Uygunsa, bir gün önce hatırlatmalar gönderin.

Bahşiş

  • Her zaman bir toplantının bilgi iletmenin ve geri bildirim almanın en etkili yolu olup olmadığını sorun.

Popüler Mesajlar