Hatalı Sipariş İçin Müşteriye İşletme E-postası Nasıl Yazılır

İşletme e-postası, yanlış bir siparişle ilgili olarak gönderilen birçok amaca hizmet eder. Yasal bir belge, bir özür ve bir çözüm olarak hizmet eder. Müşteriyi hala korurken yanlışlığı düzeltmeye çalışır. Etkili bir e-posta, müşterinin siparişin karar sürecinde sorunsuz bir şekilde yönlendirilmesine yönelik açık bilgiler ve ulaşılabilir prosedürler sunar.

1.

E-postayı elektronik bir basılı kopya olarak kabul edin. Standart bir işletme mektubunun tüm resmi öğelerini işletme e-postanıza ekleyin. Müdahalenin tarihini listeleyin ve “Sevgili Dr. A. Smith” veya “Sevgili Bay John F. Smith” gibi profesyonel bir selamlama ile geçerli sipariş numarasıyla izleyin.

2.

Kısa bir giriş yapmak için e-postanızın ilk paragrafını kullanın. Kendinizi tanıtın, siparişin bilgilerini ana hatlarıyla belirtin ve müşterinin yanlışlığın düzeltileceğinden emin olun.

3.

Siparişin özelliklerini aşağıdaki paragraflarda açıklayın. Müşterinin gerçekte yayınlanmış olana karşı alması gereken ürün bilgilerini listeleyin. Hatalı siparişi çözmek için kullanılabilecek seçenekleri ve ekspres kargo veya aynı gün teslimat gibi çözümü hızlandırmak için şirketin atması gereken adımları açıklayın. Açık ve kibar olun.

4.

Takdir etmek için son paragrafları kullanın. Müşteriye işi ve sabrı için teşekkür ederim. Müşteriye herhangi bir sorunuz ve endişeniz için yardımcı olabilecek temsilci veya departmanın iletişim bilgilerini ve çalışma saatlerini verin. Müşteriye, sorular ve endişeleri olan departmanla iletişim kurarken sipariş numarasına referans vermesini hatırlatın.

5.

İşletme e-postasını “Saygılar” veya basit bir “Teşekkürler” gibi profesyonel bir kapanışla bitirin. İmzanızın, kapanma paragrafında yer alan bilgilerden farklıysa, işletme unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içerdiğinden emin olun.

6.

E-postanız için tüm stiller sol kenarda aynı hizada olacak şekilde blok tarzı bir format kullanın. Times New Roman 12 veya Arial 10 gibi okunması kolay bir font ve boyut kullanın ve her paragrafın arasına çift boşluk bırakın.