Kâr Amacı Gütmeyen Yerde Güçlü İç Kontroller Nasıl Sağlanır?

Kar amacı gütmeyen kuruluşlar, çeşitli alanlarda insan ve kamu hizmetleri sunmaktadır. Hizmet ve programları finanse etmek için, birçok kar amacı gütmeyen kuruluş, halktan bağış talep eder ve kabul eder veya vakıflardan ve devletten gelen bağışlara başvurur. Kamu içi para kullanan kuruluşlar için güçlü iç kontroller çok önemlidir. Bu kontroller, dolandırıcılık ve fonların yanlış kullanılmasını önlemeye yardımcı olur ve finansal raporların bütünlüğünde ve doğruluğunda önemli bir rol oynar. Sıkı kontroller aynı zamanda kâr amacı gütmeyen kuruluşların, program faaliyetleri harcamaları ve program desteği tahsisleri arasında kabul edilebilir bir orana ulaşmasına yardımcı olur.

Harcama Kurumu

Tüm harcamaları yetkilendirmek için özel izinler koymak, organizasyonun finansal süreçlerini kontrol etmenin temel bir unsurudur. Bazı kuruluşlarda, satın alma veya finansal taahhütler için yetki en az iki imza gerektirir. Bunlar genellikle kuruluşun yürütme direktörü ve bir yönetim kurulu üyesi veya baş finans sorumlusu gibi kıdemli bir personeldir. Sınırlı kontrol sağlayan alternatif düzenlemeler, belirli satıcılar için önceden yetkilendirilmiş dolar limitleriyle alım sözleşmelerini içerir. Bu düzenlemelere göre, kuruluş para harcamaya yetkili personeli belirler. Dolar limitleri harcama kategorileri veya toplam satın alma tutarları için geçerli olabilir.

Ayrı Görevler

İyi finansal kontroller sağlamayı amaçlayan bir kuruluşun, maliyesine ilişkin görevleri ayırması gerekir; böylece her gelen ve giden finansal işlem birden fazla kişi veya departman tarafından işlem yapılmasını gerektirir. Bu ayrım, hataları ve sahtekarlığı önleyen kontroller ve dengeler üretir. Hem gelir hem de harcamalar için kayıtların ve belgelerin gözetiminde, makbuzun onaylanmasından veya fonların ödenmesinden itibaren. Bu, özellikle bordro gibi organizasyonel fonksiyonlar için önemlidir. Güçlü kontrollerle, kuruluş için istihdama izin veren kişi veya departman, bordro verilerini işleme ve çalışanlar için maaş çekimi yapma yetkisine sahip değildir.

Verimlilik Standartları

Her kar amacı gütmeyen kuruluşun belirtilen misyonunun özünde, programlarını desteklemek için kabul ettiği fonların iyi yönetimine olan bağlılıktır. Charity Navigator, kar amacı gütmeyen kuruluşların işletme maliyetlerindeki farkın değişken bir gider oranları ürettiğini, ancak kar amacı gütmeyen kuruluşların yüzde 70'inin program faaliyetlerine bütçelerinin yüzde 75'ini veya daha fazlasını harcadığını ve yüzde 90'ının en az yüzde 65'ini harcadığını belirtiyor. Program faaliyetlerine toplam bütçelerinin üçte birinden daha azını harcayan organizasyonlar, Charity Navigator'a göre, verimsiz ve muhtemelen kamu güvenini hak etmiyor. Büyük ve küçük kar amacı gütmeyen kuruluşlar kurulu, kuruluşun destek faaliyetlerine yönelik harcamalarını program faaliyetlerine ilişkin harcamaların çok altında tutan bütçe kontrolleri uygulamak zorundadır. Aylık inceleme ve kuruluşun finansal işlemlerinin düzenli iç denetimleri, kurulun bütçe oranı standartlarına uyumu izlemesini sağlar.

İzin Verilen Maliyetler

İzin verilen maliyetleri açıkça tanımlayan onaylanmış bir gider bütçesi, kar amacı gütmeyen kuruluşların verimlilik standartlarını ve donör kurallarını yerine getirmelerine yardımcı olan bir iç kontrol mekanizmasıdır. Kuruluşlar kamu veya özel fon kabul ettiğinde, hibeye tahsil edilen masraflar, kurumun, tahsisatçıya veya bağışçıya sağladığı bütçedeki bir satır öğesiyle eşleşmelidir. Örgütün finans ofisi normalde katı kalem kontrollerinin yapılmasından sorumludur. Bağımsız bir tarafça yapılan dış denetimler, bir kuruluşun harcamalarını izin verilen bütçe satır öğelerine tahsis etmesini doğrulamak için gerekli ek bir gözetim katmanı sağlar.