Çalışanlara Mükemmel Not Yazma Örnekleri

Yoğun bir küçük işletme yöneticisi olarak, çalışanları belgelemek için yeterli zamanınız olmadığını düşünebilirsiniz. Ancak astlarınızla ilgili mükemmel notları muhafaza etmek, sizi gerçekten zaman aşımına uğratabilir. Notlarınız, çalışanı disiplin altına almak için ya da nihayetinde bir şikayet, temyiz veya ayrımcılık ücretine cevap vermeniz gerektiğinde kritik olacaktır. Çalışanın değerlendirmesini hazırlamak gibi tipik görevler bile notlarınızda tüm yıl için örnekler varsa daha kolay - ve daha doğru bir tasvir - olacaktır.

Detaylı

Minimum açıklama gerektiren yeterince ayrıntılı notlar oluşturun. Notları basit tutun ve sektöre özgü jargon, şirket argo veya kısaltmalarından kaçının. Notlarınızın bir gün tahkim duruşması veya Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu soruşturması konusu olabileceğini ve hakem veya araştırmacının notları takip edebilmesi gerektiğini unutmayın. Meselelere, çalışanın iş unvanına, atandığı görevlere ve onunla ilişkinize dair özel bilgiler ekleyin. Bu, okuyucunun bilgileri bağlam içine koymasına yardımcı olacaktır. Tüm ilgili bilgileri eklediğinizden emin olmak için olaydan hemen sonra notlarınızı yazın. Çok uzun süre beklemek, tüm detayları hatırlamanızı zorlaştıracaktır.

gerçek

Notlarınızı gerçeğe uygun tutun ve abartmayın. "John her zaman tartışmacıdır" veya "John asla zamanında olmaz" yazması, belgelerinizin güvenilirliğini azaltır. Bunun yerine, daha belirgin bir şeyler yazın: "John, Ekim ayında 22 iş gününün 11'inde gecikti." Noktalarınızı istatistiksel verilerle gösterin, bu aynı zamanda belgelerinizin gerçek olmasını sağlar. John'un performansının "gerçekten kötü" olduğu doğru olsa bile, John'un hata oranının sürekli olarak yüzde 60'ın üzerinde olduğunu söyleyerek notlarınızın doğruluğunu gösterirken, ekibin geri kalanının ortalama hata oranı - yeni çalışanlar dahil aynı görevleri yerine getirme - yüzde 5'ten az.

Amaç

Çalışanın davranışına karar vermeyin. Tonunuzu nötr ve objektif tutun. "Jane'in tembellik Salı günü devam etti. Yazmak yerine aradan sonra iyice yuvarlandı ve onunla konuştuğumda her zamanki gibi kötü davrandı, " eyalet "Jane 15 dakika geç kaldı. Salı günü kaçtı. Bunun nedeni gözlerini devirdi ve cevap vermeden uzaklaştı. " Profesyonel kalın ve hayal kırıklığınızın belgelere dökülmesine izin vermeyin, çünkü bu notlarınızın bütünlüğünü ve kullanışlılığını ciddi şekilde tehlikeye atar.

Tarih, Saat ve İmza

Her iki olayın tarihini ve saatini ve dökümanları yazdığınız zaman notları dahil edin. Tarih olmadan, belgelerin bir olayı kanıtlamak için kullanılması kesinlikle yasaktır. E-posta bir sohbeti onaylamak için yararlı bir araç olmasına rağmen - bir tarih, saat, alıcı içerdiğinden ve teslimat ve makbuz kanıtı sağlaması için bile ayarlanabileceği için - yüz yüze danışma ile bir e-posta konuşması. Notlarınız, çalışana sürpriz olmamalıdır. Not önemli bir şey içeriyorsa, çalışandan bilgiyi almak için imzalamasını isteyin. Belgelerin alınması için imzalamanın mutlaka içeriğiyle bir anlaşma teşkil etmediğini açıklayın.