İK Raporu Nasıl Yazılır?

Çalışan kayıtlarının doğru tutulması için İnsan Kaynakları departmanları gereklidir. Herhangi bir sorun olduğunda, çalışanın kalıcı İK dosyasındaki olayları belgelemek için bir rapor yazılır. Bu, eylemleri kanıtlamaları, çalışanlarını kural ihlalleri konusunda uyarmaları ya da yasaklanmış eylemleri başlatmak gibi idari eylemleri haklı göstermeleri gerekebilecek işverenleri korur. Bir rapor yazarken, raporun cinsel taciz, kara para aklama veya diğer ciddi iddiaları içerebilecek olası yasal kullanımlarını unutmayın.

Giriş yaz

İK raporunun ne hakkında olduğunu açıklayın. İlgili tarafları, mevcut tarihi ve raporun neden gerekli olduğunu belirtin. Giriş, raporun tamamı için fikirlerin geçersiz olması gereken zil sesini belirler. Basit bir dil kullanın ve gerçekleri belirtin. Her şeyi basit tutun ve konuya dikkat edin.

Süreç ve Arkaplan

Raporda, olayla başa çıkmak için şirket politikaları ve süreçlerinden bahsedilmesi gerekiyor. Örneğin, bir çalışan başka birini ayrımcılıkla suçlarsa, şirketin ayrımcılıkla mücadele politikasını ve çalışanlar için işe alındığında veya düzenli olarak ne tür bir eğitim alması gerektiğini açıklayın. Çalışanların birbirleriyle yakınlık içinde olup olmadıklarını, aynı bölümde veya tamamen farklı alanlarda çalışıp çalışmadıklarını ancak öğle yemeğinde görebileceklerini belirtiniz. Yanlış yapmakla suçlanan kişiye karşı herhangi bir şikayetini belirtin.

Olay

Şikayette açıklandığı gibi gerçekleri belirtiniz. E-posta alışverişi veya tanık ifadesi gibi İK raporuna destekleyici tüm verileri dahil edin. Olaya mümkün olduğunca fazla ayrıntı dahil edildiğinden emin olun. Olayın tarihini ve saatini ve doğabilecek muhtemel sorunları belirtin. Tanık isimleri verin ve mümkün olan her yerde ifade verin. Olayı tarif ederken, yargılayıcı olmaktan kaçının. Hem şikayetçi hem de sanıkla röportaj yaptığınızdan emin olarak, hikayenin her iki tarafını da ekleyin.

Olay Sonucu

Söz konusu olaya ilişkin değerlendirme sürecini açıklayın. Cinsel taciz gibi ciddi şikayetlerin yasal ya da kanun yaptırma tavsiyelerine ihtiyacı olabilir. Kronik devamsızlık gibi daha az ciddi şikayetler, fesih durumunda hâlâ belgelenmelidir. İşletmeler, çalışanların başarısızlıklarını belgeleyen politika ve prosedürlere sahip oldukları sürece, genellikle işletmenin birisini kovma yasal hakkı olarak kabul edilir. İlgili tüm bilgilere dayanarak çalışanın doğru mu yoksa yanlış mı olduğunu tanımlayın.

Sonraki Adımlar

Bir çalışanın hatalı olup olmadığını belirlemek yeterli değildir. Şirket politikasına ve prosedürüne göre sonraki adımları veya hangi eylem planlarının gerekli olduğunu tanımlayın. Örneğin, sıkça bulunamadığı tespit edilen bir çalışan hakkında yazılmış bir İK raporu, çalışanın el kitabında tanımlandığı şekilde herhangi bir uyarı yapılıp yapılmadığını ve bir sonraki sefer için mazeretsiz bir devamsızlık olup olmadığının olası adımlarının neler olduğunu not etmelidir. . Bir eylem planı bir sorunu çözmede anlamlıysa, eylem planını oluşturun ve rapora ekleyin. Örneğin, müşteri güvenliğine sahip olmadığı tespit edilen bir çalışan için bir eylem planı, güncellenmiş eğitimi ve çalışanın başarılı olmasına yardımcı olacak yeni prosedürleri içerebilir.