Küçük İşletmeler İçin Makbuzlar Nasıl Dosyalanır?

Başka bir nedenden ötürü, bazı panikleri vergi hazırlık süresinden çıkarmak için makbuzlarınızı düzenli bir şekilde dosyalamanız gerekir. Ayrıca, kategoriye göre ne harcadığınızı bilmenize yardımcı olur, böylece bütçenizin olup olmadığını değerlendirebilirsiniz. Küçük işletmeler için bir dosyalama sistemi kurmak ve sarf malzemelerini sınırlandırmak sadece birkaç dakika alır: Klasörlere, dosyalara, bir kaleme ve dosya dolabına ihtiyacınız olacak.

Başlamak

Makbuzları, bir kerede bir aylık makbuzların yapılmasını beklemek yerine, geldikleri gibi dosyalayın. Makbuzun amacı açık değilse, onu alır almaz ne için olduğunu yazın. Örneğin, bir iş yemeği ise, müşterinin adını ve öğle yemeğinin iş amacını yazın - örneğin bir satış araması.

Gider Türüne Göre Sırala

Makbuzları gider türüne göre ayırın. Örneğin, tüm ofis malzemeleri makbuzları bir yığın halinde, tüm telekomünikasyon giderleri bir diğerinde gider. Çoğu muhasebe yazılımı sistemi size kodlu çeşitli hesaplar verir. Ayrıca kendi kodlarınızı ve hesaplarınızı da ekleyebilirsiniz. Masrafı muhasebe sistemine girdiğinizde, kodu makbuzun üzerine yazın. Bu şekilde girildiğini biliyorsunuz.

Klasörler ve Dosyalar

Klasörler dosyaların içine gider ve dosyalar dosya dolabının iç kenarında kalır. Dosyaları, telekomünikasyon gibi gider türleriyle etiketleyin. Dosyadaki her klasörü, Internet erişimi, cep telefonu, tablet veya sabit hat ve yıl gibi giderin alt kümesiyle etiketleyin.

Kronolojik

Makbuzu kronolojik sıraya göre uygun klasöre koyun, en son masraflar klasörün önünde veya arkada. Tüm klasörler arasında tutarlı olduğunuz sürece hangisi olduğu önemli değildir. Klasörleri uygun dosyaya yerleştirin.

Zarflar

İşletmeniz çok küçükse veya çok fazla makbuzunuz yoksa, dosya ve klasörler yerine her masraf türü için bir zarf kullanın. Makbuzları her zarfta kronolojik sırayla saklayın. Zarfları bir akordeon dosyasına yerleştirin.

Yıl sonu

Yıl sonunda, klasörleri dosyalardan kaldırın ve güvenli bir yerde saklayın. Dahili Gelir Servisi işinizi denetlemeye karar verirse makbuzlara ihtiyacınız olacak. Yeni yıl için yeni dosya ve klasörler ayarlayın.