Takım Nasıl Kolaylaştırılır?

Takım kolaylaştırma bilimden daha sanattır. Etkili kolaylaştırıcılar, tarafsızlık, iyi problem çözme, karar verme, takım yönetimi ve nicel terimlerle ölçülmesi zor olan iletişim becerileri gibi nitelik ve özelliklere sahiptir. Kolaylaştırma süreci, küçük işletmenizdeki ekip üyelerinin birbirleriyle ve tüm ekiple nasıl etkileşimde bulunduklarının yanı sıra nasıl karar aldıklarını, sorunları nasıl çözdüklerini ve çatışmaları bir takım olarak nasıl yöneteceklerini belirler.

Sorumluluklarınızı bilin

Kolaylaştırma perspektifi, iyi bir sürecin iyi bir sonuç üreteceği yönündedir. Bu bakış açısı, bir takım kolaylaştırıcısının rolünün, takım toplantılarına ve takımların toplantılar sırasında belirli bir iş ürününden veya sonucundan ziyade birlikte nasıl çalıştıklarına odaklandığı anlamına gelir. Sorumluluklar ekip toplantıları tasarlamaya ve planlamaya, toplantıya ilerledikçe rehberlik etmeye ve etkin ve aktif katılımın sağlanmasına odaklanır. Toplantı sona erdiğinde, kolaylaştırıcılar, eylemler ve sorular doğru bir şekilde kaydedilmiş ve bir sonraki programlı toplantıdan önce gerekli olan her türlü takip etkin bir şekilde ele alınmalıdır.

Bir Gündem Yaratın

Toplantının amacını açıkça tanımlayan ve toplantı hedeflerini ana hatlarıyla açıklayan ayrıntılı bir toplantı gündemi oluşturarak başlayın. Gündemi toplantıdan birkaç gün önce dağıtın, böylece katılımcılar ne bekleyeceklerini ve hazırlayacak zamanları olduğunu bilecekler. Ne kadar çok ayrıntı eklerseniz, gündemde o kadar yararlı olur, kolaylaştırmada bir araç olacaktır. Örneğin bir gündem, toplantının ayrılan zamanları boyunca devam etmemesini sağlayabilir, katılımcıları odaklanmış tutabilir, toplantı katılımını arttırabilir ve katılımcılar sunabilecekleri herhangi bir bahane olasılığını ortadan kaldırabilir.

Uygun Zemin Kurallarını Belirle

Açıkça tanımlanmış temel kurallar, toplantı atmosferinin nazik ve saygılı olmasını sağlamak için çok önemlidir, özellikle de sıcak bir tartışma yapılmasını beklerseniz. Toplantıya, herkesin, örneğin katılım ve farklı fikirlerin değerine odaklanan temel kurallar koymaya katılmasına izin vererek başlayın. Bir gizlilik temel kuralı ve görüşler çatışırken ve katılımcılar, indirmeler, isim arama veya kişisel saldırılar gibi aynı fikirde olmadıklarında tolere edilmeyeceklerin bir listesini ekleyin. Toplantı boyunca temel kuralları göze çarpan bir yerde kaydedin ve görüntüleyin.

Gözlemle ve Müdahale Et

Ekip toplantılarını takip edin ve neler olup bittiğini gözlemleyerek ve gerektiğinde müdahale ederek toplantı hedeflerine odaklanın. Örneğin, bir veya iki katılımcının bir soruyu etkin olmayan bir katılımcıya yönlendirerek tartışmayı kontrol ettiği göründüğünde müdahale edin. Tartışmayı ve düşünceli, açık iletişimi teşvik eden açık uçlu sorular sorarak genel katılımın teşvik edilmesi. Tartışmalar başlangıçta tartışmaya konu konusunu hatırlatarak tartışmalar yoldan çıkmaya başladığında doğrudan ve açık olun. Yeni konuyu tartışmak üzere başka bir toplantı planlamayı teklif edin veya gruba bir sonraki düzenli toplantı için toplantı gündemine dahil edeceğinizi bildirin.