Bir Kurumun Muhasebecisine Getirmesi Gereken Hangi Belgeler?

Muhasebe kadrosu olan şirketler bile kayıtlarını denetlemek veya kurumun yıllık vergi beyannamelerini hazırlamak için genellikle bir dış muhasebeci kullanır. Siz veya muhasebe personelinizin bir üyesi vergi muhasebecinizle görüşmek üzere bir randevu ayarladığınızda, federal ve eyalet vergi beyannamelerini başarıyla tamamlamak için birkaç belgenin kopyalarına ihtiyacı vardır. Kolaylaştırmak için, muhasebecinizin ihtiyaç duyacağı belgeleri toplamak üzere bir kişi görevlendirin.

Şirket Belgeleri

Vergi muhasebecinizle ilk görüşmenizde, şirketinizin organizasyon belgelerinin kopyalarını verin. Bu, şirketinizin ana sözleşmesini, tüzüklerini, ana hissedarların listesini veya şirket sahibinin adlarını ve şirketinizi kaydettirdiğiniz devlet tarafından verilen diğer organizasyonel belgeleri içerir. Hem federal hem de eyalet hükümetleri için şirketinizin vergi kimlik numaralarının kopyalarını verin.

Vergi Belgeleri

Vergi beyannamenizi hazırlamak için bir dış muhasebeci kullandığınızda, varsa kurumun önceki vergi beyannamelerini de yanınızda getiriniz. 940 ve 941 İç Gelir Servisi formları, devlet vergi stopaj formlarını ve devlet işsizlik belgelerini içeren, yıl boyunca üç ayda bir düzenlenen tüm bordro vergi belgelerini dahil edin. Çalışan W-2 formlarının ve IRS W-3 formları gibi ücret rapor iletim formlarının kopyalarını içeren tüm ücret raporlarının kopyalarını getirmeyi unutmayın. Muhasebecinizin satıcılara, taşeronlara veya bağımsız yüklenicilere verilen 1099 formun tümünü kullanması için kopyalarını hazırlayın. Yıl sonu devlet satış vergisi raporlarının kopyalarını ekleyin. Çalışan vergi verilerini, sigorta primi stopajlarını ve öğrenim programları veya kafeterya planları gibi çalışanlarla ilgili diğer tüm hesapları özetleyen muhasebecinin paket yılsonu raporlarına ekleyin.

Kredi Belgeleri

Yıl boyunca ödeme yaptığınız kurumsal krediler vergi indirimleri için bir fırsat sağlar. İşletmenizde kullanılan dağıtım kamyonları veya ekipman gibi yıl boyunca herhangi bir büyük varlık satın alıp almadığınızı muhasebecinize bildirin. Ekipman satın alma tarihini, cihazı satın aldığınız tarihi ve satın alınan varlığın açıklamasını gösteren eski ve yeni varlıkların fatura kopyalarını bir araya getirin. Borç vereceğiniz kredi borcunuz veya aylık ödenen diğer kurumsal borçlarınız varsa, kiralarınızın veya kredi borcunuza, kira veya kredi borcunuza yedekleme sağlayan destekleyici belgelerin bir kopyasını alın. Her bir kredi, kiralama veya kredi limitiniz için yıl sonu beyannamelerini yazdırın.

Mali belgeler

Vergilerinizi hesaplamanıza yardımcı olması için muhasebecinize geçici olarak iç muhasebe sisteminize erişmeyi düşünün. Bu mümkün değilse, şirket bilançosu, gelir ve gider tablosu, geçmiş yıl karı, özkaynak ve nakit akışı tablosu gibi yıl sonu finansal tablolarının kopyalarını getirmeniz gerekecektir. Yıl sonu kontrol ve tasarruf hesabı bakiyelerini, aylık banka hesap özetlerini ve banka mutabakatı bilgilerini ekleyin. Ayrıca, muhasebecinizin kullanımına mümkünse, yıl boyunca hissedarlara ödenen herhangi bir yıl sonu yatırım hesabı bakiyesi veya temettüleri de kopyalayın.

Diğer Belgeler

Ürün yapan bir şirket işlettiğinizde, muhasebeciniz için yıl sonu envanter raporlarının kopyalarını çıkarın. Yıl sonu finansal tabloların yedeği olarak satılan yıl sonu mal maliyeti raporunu hesaplamak için kullanılan mal maliyet raporlarını dahil edin. Şirketinizde satış personeli çalışıyorsa, şirketin sahip olduğu veya kilometresini geri alan her araç için yıl boyunca sürülen işletme millerini belirten bir rapor ekleyin. Her yıl sürülen mil miktarını yedekleyen ayrıntılı kayıtlara hazır olun. Şirketiniz bir S şirketi olarak faaliyet gösteriyorsa, şirketin asıl sahiplerine ve bunların bağlılarına ödenen sağlık sigortası prim bilgilerini ekleyin, çünkü IRS bu bilgilerin hissedar vergilendirilebilir saçak avantajı olarak gösterilen W-2'lerin brüt ücretlerine dahil edilmesini ister.