Muhasebe ve Envanteri Kontrol Etme Yolları

Muhasebe sistemleri ve envanter özellikle hırsızlık, dolandırıcılık veya düpedüz yanlış yönetime karşı savunmasız olabilir. Muhasebe kayıtlarınızın bütünlüğünü ve envanterinizin güvenliğini kontrol etmek, gereksiz masrafları azaltarak doğrudan karınıza katkıda bulunabilir. Küçük işletme sahipleri, kendilerine sunulan bir dizi iç kontrol seçeneğine sahiptir ve her işletme, varlıklarını uygun şekilde güvence altına almak için benzersiz bir kontrol kümesi gerektirir.

Güvenlik sistemi

Tüm muhasebe verileri ve envanter mümkün olduğu kadar güvenli tutulmalıdır. Envanter depolama alanlarına erişimi sınırlayın ve güvenlik kameralarını kayıt aygıtlarıyla yükleyin. Hırsızlık veya atık sorunlarını hızla çözmek için düzenli ve rasgele envanter sayımlarını gerçekleştirin.

Muhasebe verileri, envanter veya nakit kadar kolay bir şekilde tehlikeye girebilir ve suçlular, muhasebe kayıtlarını fiziksel hırsızlıktaki gibi manipüle ederek aynı miktarda maddi zarar verebilir. Tüm sunucuları ve bilgisayar iş istasyonlarını şifrelerle koruyun ve dosyalarınıza erişimi güvenli hale getirmek için şirket içi veya üçüncü taraf ağ güvenliği uzmanını işe alın. Kayıtlarınızın doğru kaldığından emin olmak için iç finansal verileri banka tabloları ve finansal belgelerle karşılaştırın.

Görevlerinin ayrılması

Görevlerin ayrılmasının ardındaki felsefe, çok adımlı bir sürece daha fazla insan dahil edildiğinde, çarpışma hırsızlığının zorlaştığıdır. Muhasebe ve envanter işleri bir dizi faaliyet ve adım içermektedir; Bu görevleri şirketinizin çeşitli kademelerinde çalışanlar arasında ayırmak, çarpışma olaylarını azaltmaya yardımcı olabilir. Örneğin, aynı kişinin envanter siparişi vermesine ve gelen gönderilerin doğruluğunu kontrol etmesine izin vermeyin. Aynı kişinin, banka hesabına para yatırmasına ve muhasebe sistemine nakit makbuz girmesine izin vermeyin, başka bir örnek olarak.

Bağımsız denetimler

Üçüncü taraf mali denetimleri pahalı olabilir ve normal üretkenliğe engel teşkil edebilir, ancak finansal dolandırıcılık veya hırsızlık vakalarını ortaya çıkarırlarsa masrafa değer. Denetçiler, tüm muhasebe görevlerinin etik ve profesyonel bir şekilde yapılmasını sağlamak için muhasebe sisteminize ve finansal kayıtlarınıza derinlemesine bakacaktır.

Personelinize, denetimdeki rollerine hazırlanmalarını sağlayacak kadar önceden bildirimde bulunun; hırsızların izlerini örtmeleri için yeterince önceden bildirimde bulunmayın.

Dahili raporlar

Etkili bir iç kontrol sistemi yöneticilere ve diğer karar vericilere düzenli durum raporları sağlamalıdır. Bir yönetim bilgi sistemi, herhangi bir operasyonel veya istatistiksel veriyi birleştirebilir ve bunları yöneticilere okunabilir, mantıksal bir biçimde sunabilir. Bir MIS, her bir perakende satış noktasında günlük satışlar ve harcamalar gibi temel bilgiler ve belirli bir üretim hattında kabul edilemez ve zor kabul edilebilir hataların sayısı gibi daha karmaşık veriler hakkında raporlar oluşturabilir.