Kâr Amacı Gütmeyen Bir Bölgesel Konferans Bütçesi Nasıl Yazılır

Kâr amacı gütmeyen birçok kuruluş, dernek için fon sağlamak için konferanslar kullanırken, diğerleri konferansı masraf olarak görmektedir. Bölgesel konferanslar genellikle ulusal olanlardan daha küçük kalabalıklar çekiyor, bu nedenle daha düşük ölçek ekonomileri planlamanız gerekecek. Toplantınız için bütçe oluştururken, en önemli hedeflerinizi bilmek, harcama ve pazarlama faaliyetlerinizi hedeflerinize uyacak şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır.

Bütçeleri önceki konferanstan ve ayrıca mümkünse en az üç yıl geriye giden bütçeleri alın. Mekan, catering, görsel-işitsel, pazarlama, konuşmacılar ve ulaşım dahil olmak üzere her konferans için tüm sözleşmelerin kopyalarını alın. Bölgesel bir konferans düzenleyen bir bölüm veya bölge iseniz ve ulusal ofise hangi finansal, pazarlama veya lojistik desteği sağladığını sorun. Ulusal temsilcilere ev sahipliği yapmak veya sponsorları tanıtmak için herhangi bir finansal yükümlülüğünüz olup olmadığını sorun.

Konferansta, kurul veya konferans komitenizin zorunlu kıldığı şekilde gerçekleşecek etkinliklerin bir listesini ve bu faaliyetlerle ilgili tüm masrafları yazınız. Kokteyl partileri, ziyafet, golf veya tenis turnuvası, konferanslar, komite toplantıları, fuarlar, eş ve çocuk etkinlikleri ve dans dahil. Yönetim kurulu üyesi konaklama ve seyahat, konferans pazarlaması, program kitap basımı, saha ziyaretleri, kayıt kabini ve satıcı talepleri gibi faaliyet dışı harcamaların bir listesini yazın.

Öngörülen gelirinizi ve giderlerinizi sayfanın sol tarafında listeleyen bir ana bütçe belgesi oluşturun. Kayıt ücretleri, etkinlik ücretleri, program kitap reklamı, sponsorluklar, fuar standları, ürün hediye fırsatları ve çekilişler gibi gelir kaynaklarını dahil edin. Giderlerinizi sabit ve değişken maliyetlerle listeleyin. Örneğin, görsel-işitsel harcamalarınız kayıt numaralarınızla değişmeyecek, ancak yiyecek ve içecek masraflarınız değişecektir.

Konferansınızın eğitim, eğlence, etkinlikler, pazarlama, yerinde lojistik ve fuar gibi çeşitli alanları için ara bütçeleri geliştirin. Her alanı yönetmek için maliyetleri gösterin. Örneğin, yerinde lojistik, kayıt masası personeli, telsizler, rozetler, kayıt yazılımı, servis ve katılım çantalarını içerebilir. Bir pazarlama bütçesi, etkinlik öncesi ve sonrası tüm basılı ve dijital reklam ve promosyonları içermelidir.

Konuşma ücretleri ve seyahat, konaklama, yemekler ve ek masraflar ödeyip ödeyemeyeceğinizi belirlemek için konuşmacılar sağlayabilecek potansiyel konuşmacılar veya kuruluşlarla iletişim kurun. Etkinliğinizde maruz kalma karşılığında ücretsiz konuşmacılar sağlayabilecek endüstri satıcılarıyla iletişim kurun. Etkinliğiniz pahasına katılmayı planlayan ve kalifiye uzman ve deneyimli konuşmacı olan üyeliğinizden gönüllü isteyin.

Bütçenizin üç kopyasını alın, böylece düşük, orta ve yüksek katılım ve düşük, orta ve yüksek gelir projeksiyonlarına dayalı senaryolar oluşturabilirsiniz. Farklı katılım düzeylerinin etkisini inceleyin ve katılım düzeylerini ve sponsorluk katılımını temel alarak harcamaları kısmak veya harcamaları artırmak için fırsatınız olması gerektiğini belirleyin.