İK'dan Bir Dekont Nasıl Yazılır?

İnsan kaynakları departmanları, çalışanların işten çıkarılmasının belgelendirilmesinden şirket pikniğine davet edilmesine kadar çeşitli konularda düzenli olarak çalışanlara iletişim göndermektedir. En etkili İK iletişimi iyi yapılandırılmıştır, izleyiciyi akılda tutar ve uygun şekilde dağıtılır. Ayrıca, bir İK notunun açık ve net olması gerektiği anlamına gelen anlamını yorumlamak için okuyucuyu bırakmayan bir dil içerir.

1.

Mesajınızın amacı ve taslağını hazırlayın. İnsan kaynaklarından gelen notlar, politika ya da prosedür güncellemeleri gibi bilgilendirici olabilir ya da disiplin incelemesi ya da fesih için belgeler gibi işle ilgili işlemlerin yazılı onayı olabilir. Anahat taslağını hazırlarken, okuyucunuzun konumunu veya unvanını, arka planını ve niteliklerini belirleyin.

2.

Notunuzun dağıtılacağı çalışanların listesini hazırlayın. BT departmanınızdan, tüm çalışanlar veya belirli çalışan grupları için bir e-posta listesi sağlamasını isteyin. Çalışanlara bilgilendirme notu yazıyorsanız, karbon amirlerini ve yöneticilerini kopyalayın. Liderlik, kendisine rapor veren çalışanlara verilen bilgilerin her zaman farkında olmalıdır.

3.

Konunuzu doğrulamak için gerekli verileri toplayın. Örneğin, bir politika değişikliği hakkında yazıyorsanız, mevcut el kitaplarının ve standart çalıştırma prosedürlerinin kopyalarını alın. Ayrıca, el kitabınız yayınlandıktan sonra yayılmış olan revize edilmiş politika beyanlarını edinin. Politikaların teknoloji gibi süreçlerle ilgisi varsa, yeni teknolojiyi kullanmak için adım adım talimatlar edinin.

4.

Notu yazdığınız çalışanları listeleyin. Okuyucularınızın kim olduğunu belirleyin ve dili buna göre ayarlayın. Örneğin, BT uzmanlarına usule ilişkin konular hakkında yazıyorsanız, teknoloji konuşmasını anlayacaklardır. Bununla birlikte, BT süreçleri hakkında bir not yazıyorsanız ve izleyicileriniz BT çalışanlarından daha fazlasını içeriyorsa, hazırlayın; böylece geniş bir kitle için anlaşılabilir.

5.

Tek tek çalışanlara yönelik notların kopyalarını personel dosyalarına yerleştirin. Bazı gizli notların önce yüz yüze bir toplantıda sunulması gerekebilir ve notun fesihle yapılması gerekiyorsa, çalışanın amiri ya da yöneticisi, notun çalışana verildiği sırada toplantı sırasında hazır bulunmalıdır.

6.

İK notlarının gizli olup olmadığını belirtiniz. İK yazışmaları, faydalar, disiplin, İK ölçümleri ve İK stratejik planları gibi işle ilgili konularda ücretler ve şartlar ve koşullar hakkında hassas bilgiler içerebilir. Gizli İK notlarının kopyaları sınırlı erişime sahip dosyalarda saklanmalıdır.