Küçük İşletmeler İçin Zorluk Mektubu Nasıl Yazılır

Şirketinizin bir borcu geri ödemedeki zorluğunu açıklayan bir mektup yazmanız gerekiyorsa, finansal durumunuzun gerçeklerini rasyonel ve eşit şekilde ele alın. Doğal olarak gelirse bazı duyguları ekleyin ve alacaklınızın büyük olasılıkla günlük olarak benzer mektuplar aldığını fark edin. Her ne kadar bu, alacaklının durumunuza sempatik olamayacağı anlamına gelmese de, kısa, rasyonel bir mektupta yararlı bir yanıt alma olasılığı daha yüksektir.

1.

Mektubunuzun ilk paragrafını neden yazdığınızı açıklamak ve bir çözüm için arzunuzu ifade etmek için kullanın. Örneğin, aylık kira ödemenizi yapmakta zorluk çeken bir kiracıysanız, ödemenin miktarını ve ne kadar süre içinde eksik kalmayı umduğunuzu belirtin. Hesabınız güncel olana kadar bir ödeme planı üzerinde pazarlık yapmak istediğinizi varsayalım.

2.

Zorluğunuzu doğuran olayları açıklayan iki veya üç paragraf yazın. Duyguların ve şikayetlerin bu noktada yüzleşmesi muhtemeldir, ancak bunları minimumda tutun. Dürüstçe gerçekleri ortaya koyun ve spesifik olun. Örneğin, şirketinizin gelirleri yüzde 25’in altına düşerse, bu gerçeği gerçek dolara çevirin, böylece alacaklının düşüşün önemini ve bunun neden kira ödemelerinizde geri kalmanıza neden olduğunu anlamasını sağlayın. Gerçeklere duyarlı bir şekilde bağlı kalmak, makul bir tepki vermesi daha olasıdır.

3.

Mali durumunuzu tersine çevirmek için eylem planınızı açıklayın, ancak tutamayacağınız sözler verme. Örneğin, sosyal işlevleri ortadan kaldırdığınızı ya da sıkıntı nedeniyle personelinizin boyutunu azalttığınızı açıklayın. İndirimin her ay sizi ne kadar koruyacağını ortaya çıkarın. Sıkıntılarınız konusunda proaktif olmak, alacaklınızın talebinize uygun olma şansını artıracaktır.

4.

Mali uzlaşma teklifinizi açıkça belirtiniz. İyi niyetinizi göstermek için bir faiz ödemesi ekleyin. Örneğin, hesabınızı dört ay sonra yüzde 3 faiz ödemesiyle uzlaştırmayı önerebilirsiniz. Bir toplamı veya kira ödemesi artı faizi ve güvenilirliğinizi artırmak için geri ödeme tarihini belirtin.

5.

Sıkıntı mektubunu bir özveriyle ve karşılıklı olarak yararlı bir çözüme ulaşma arzunuzun bir ifadesiyle kapatın. Alternatif geri ödeme koşullarını görüşmek istediğinizi varsayalım. Telefon numaranızı ve sizinle iletişim kurmak için en iyi zamanları ekleyin. Mektubu, alacaklıya zaman ayırıp verdiğiniz için teşekkür ederek kapatın.

İpuçları

• Yazmadan önce mektubunuzu düzeltin ve düzenleyin. İçeriği ve tonunu profesyonel ve kibar kılmak için bir gün bekletin ve yeni bir gözle okuyun.
• Bir hafta içinde alacaklıdan haber alamazsanız, sıkıntı mektubunuzu takip etmek için bir çağrı yapın.