Ticari İşlem Mektubu Nasıl Yazılır?

Bir mektup yasal bir belge olarak nitelendirilemez, ancak bir ticari işlem yanlış giderse kanıt olarak kullanılabilir. Küçük işletmeleriniz için ticari bir işlemi onaylamak veya ayrıntılandırmak için bir mektup yazıyor olsanız bile, birisiyle iletişim kurmamanız önemlidir. Birkaç temel mektup yazma prosedürünün ardından, sizin ve arkadaşınızın aynı dalga boyunda kalmasına, tüm gerçekleri gözden geçirmesine ve işleminizi sorunsuz tutmanıza yardımcı olacaktır.

1.

Mektubunuzu şirket kırtasiye üzerine yazın. Bu, makalenin içeriğiyle ilgili herhangi bir sorunuz olması durumunda, alıcıya sizinle iletişim kurmak için kolay bir yol sağlayacaktır. Bu ayrıca, mektubun şahsen değil, şirketten geldiğini onaylayarak sizi kişisel sorumluluklardan koruyabilir.

2.

Mektubu bir departman yerine bir kişiye verin. Mümkünse, kişinin adını "Sevgili Efendim" veya "Kime Endişeli Olabilir" yerine selamlamada kullanın.

3.

Mektubun ilk cümlesindeki nedenini açıklayın; örneğin, "ile ilgili tartışmalarımızı onaylamak için yazıyorum."

4.

İfadenizi işlemin özellikleriyle takip edin. Örneğin, "23 Aralık 2011'e kadar teslim edilmek üzere # 223 numaralı 15 adet ACME widget siparişinizi onaylıyorum." Model numarası veya teslim tarihi olmayan araçlara basitçe referans vermek, iletişimin bozulmasına neden olabilir. Bu bilgilerin eklenmesi alıcıyı bir hata yapmışsa uyarır.

5.

Beş W’i karşılayıp karşılamadığınızı görmek için mektubunuzu gözden geçirin: kim, ne, nerede, ne zaman, neden. Telefonda konuştuğunuz için, mektupta uğraştığınız kişi veya şirketin adını dahil etmeniz gerekmediğini varsaymayın. "Gelecek perşembe" derken arkadaşınız, ondan sonraki hafta demek istediğinizi düşünmüş olabilir. Mektubu, işlem hakkında bilgisi olmayan birine yazıyormuş gibi açık olun.

6.

Her birinizin alacağı bedeli veya kazancı belirtin. Örneğin, "23 Aralık 2011'e kadar teslim edilecek, # 223 numaralı modeldeki 15 adet ACME widget siparişinizi onaylıyorum. Siparişin toplam fiyatı 2.847.52 TL olacak."

7.

İşleminize bir sonlandırma tarihi ekleyin. Teklifinizin iyi olduğu süreyi sınırlamazsanız, iştirakçiniz kendisine fayda sağlayan piyasa koşullarından faydalanabilir ve işlem tarihinizden haftalar veya aylar sonra size zarar verebilir.

8.

Mektubunu hecele. Profesyonel olmayan görünmeye ek olarak, yazım hataları işlem hatalarına neden olabilir ve şirketinizin parasına mal olabilir.

9.

Herhangi bir problemi olursa müşterinizden, müşterinizden veya iş ortağınızdan bir telefon görüşmesi yapmaktan mutluluk duyacağınıza dair bir gösterge ile kapatın.

10.

Unvanınızı ve şirket adını imzanızın altına ekleyin. Bu sizi kişisel sorumluluğunuzdan koruyabilir, çünkü işinizin bir ajanı olarak hareket ettiğinizi açıkça gösterecektir.

11.

Bir dipnot ekleyin veya bir PS'deki PS Bilgisi ön plana çıkar ve size önemli bilgileri vurgulama veya yineleme fırsatı verir.