Büyük Bir İş Toplantısına Takip E-postası Nasıl Yazılır

Toplantılar, herhangi bir girişimcinin cephaneliğinde önemli bir iş aracıdır. Çalışan eğitiminin yapıldığı toplantılar, potansiyel müşteriler sadık müşterilere dönüştürülür ve yatırımcılar kurulur. Büyük iş toplantıları, büyük takip e-postalarını hak ediyor. Bu e-postalar toplantı sırasında yapılan puanları güçlendirmek, gözden kaçmış olabilecek bilgileri sağlamak ve takip eylemlerini harekete geçirmek için kullanılabilir.

1.

E-postayı doğru kişiye gönderin. E-posta adresini iki kez kontrol edin ve kişinin adının yazılışını kontrol edin. E-postanın resmi olması gerekiyorsa, alıcının tercih ettiği başlığı ekleyin. E-posta ile gönderdiğiniz her bir kişiyi kişisel olarak ele almak için zaman ayırmak, özellikle yeni bir işletme veya yatırımcı getirmeye çalışıyorsanız, iyi bir izlenim bırakıyor.

2.

Doğrudan toplantıyla ilgili olan, kolayca tanınabilir bir konu satırı yazın. "Toplantımız" veya "dünkü konuşmamız" gibi genel konu satırları, yoğun bir gelen kutusu yığınında silinme veya kaybolma riski taşır.

3.

Toplantının nedenini hatırlatan ve katılımları için ayırdıkları zaman için teşekkür eden kısa bir giriş yapın.

4.

Takip e-postasının amacını belirleyin. Takip e-postası içeriği toplantının nedenine bağlı olarak değişecektir. Potansiyel bir müşteriye en ilgi çekici satış noktalarınızın bir özetini gönderin. Çalışanlara yönelik eğitim noktalarının bir listesini veya belirli satış veya servis hedeflerini ekleyin. Veri sayfalarını, iş planınızın bir kopyasını veya satış potansiyeli çizelgelerini yatırımcılara ekleyin.

5.

Alınması gereken özel eylemleri dahil edin. Gelecekteki toplantılar için tarih ve saatlerden bahsedin. Bir satış veya eğitim sürecinin ortasındaysanız, daha sonra atılacak belirli adımların ana hatlarını verin.

6.

Yazım ve dilbilginizi kontrol edin. Belirgin hataları yakalamak için e-posta programınızın yazım denetimi özelliğini kullanın. Yavaşça okuyun ve yazım denetiminde kaymış bir şey arayın. Gerektiği gibi düzeltmeleri yapın.

7.

İletişim bilgilerinizi ekleyin ve toplantıda belirtilen takip belgelerini ekleyin.

8.

E-postayı bir toplantıdan sonra makul bir süre içinde gönderin. Bir toplantıdan hemen sonra önemli belgeleri göndereceğinize söz verdiyseniz, gün sonundan önce takip edin. Bir toplantıdan sonraki 24 saat içinde takip e-postaları göndermeyi deneyin.

İpuçları

• E-postalarınızı kısa ve öz takip edin. Takip eden bir roman yazmanıza gerek yok.
• Takipler ile takip edin. Bir toplantı katılımcısı daha fazla bilgi veya açıklama isterse derhal yanıt verin.