Bir SWOT Nasıl Kolaylaştırılır

SWOT - güçlü, zayıf yanlar, fırsatlar ve tehditlerin kısaltması - bir şirketin organizasyonu etkileyen iç ve dış etkileri tanımlamak için kullanabileceği en önemli araçlardan biridir. Sonuçlar daha sonra stratejik planlama eylemlerinde ve iyi iş kararları almak için bir rehber olarak kullanılır. Kolaylaştırmanın hem temel prensiplerini hem de SWOT ile nasıl ilişki kurduğunu anlamak, bir SWOT toplantısını başarılı bir şekilde kolaylaştırmak için esastır.

Roller ve sorumluluklar

SWOT kolaylaştırıcısının rolü bir grubu yönetmek yerine liderlik etmektir. Bir SWOT kolaylaştırıcısı iyi dinleme, iletişim ve grup süreci becerilerine sahip olmalıdır. SWOT kolaylaştırıcısı herkesin kurallara uymasını sağlamaktan sorumlu iken, kuralların ne olacağını belirleyen kolaylaştırıcı yerine takımdır. Lider odaklı sorumluluklar, tüm ekip üyelerinin açık, dürüst iletişimde bulunmak ve tartışmaları yoluna sokmakta rahat ve özgür hissetmelerini sağlayan bir ortam yaratmaya odaklanır.

Plan

SWOT kolaylaştırma ilk toplantıdan önce başlar. Planlama aşamasında, bir kolaylaştırıcı büyük bir grubu üç ila 10 üyeli daha küçük gruplara ayırır, küçük grup iş ürünlerinin toplanması ve düzenlenmesi için bir süreç oluşturur ve beyin fırtınası oturumunun sonuçlarının nasıl yapılandırılacağına ve sunacağına karar verir. Süreç seçenekleri, her bir ekibin SWOT kısaltması veya öncelik sırasına göre, sonuçlarının toplamını sunmasına izin verilmesini içerebilir. Yapısal ve sunum seçenekleri, bir taraftaki güçlü yanları ve zayıf yönleri (hem iç faktörler) hem de diğer taraftaki fırsatları ve tehditleri (her ikisi de dış faktörler) ayıran ve listeleyen bir tabloda sonuçları göstermeyi içerir. Diğer bir seçenek ise sonuçları olumlu veya olumsuz olup olmadıklarına göre sıralamaktır.

Takdim etmek

Kolaylaştırıcılar, başlangıçta ve toplantının son raporlama aşamasında tekrar etkin bir rol üstlenir. Tartışma aşamasını oluşturan ve düşünceli, açık iletişimi teşvik eden açık uçlu sorular sunmak çok önemlidir. Herkese ilk konuşmayı, gruptan tartışma için temel kurallar koyma girişini ve “bugün firmamız nerede ve buradan nereye gidebiliriz?” Gibi bir başlangıç ​​sorusu veren ilk girişimler. SWOT’un amacının ve amacının açıklanması.

İzleme ve Değerlendirme

Bir SWOT kolaylaştırıcısı, bir SWOT toplantısının beyin fırtınası aşamasında geri adım atıyor. Bu aşamada asıl amaç, grupların bağımsız çalışabilmelerini sağlamak, ancak tartışmaları yolunda ve ilerlemeye devam etmektir. Bir SWOT beyin fırtınası oturumunun amacı, tartışmak veya çözüm sağlamak için değil, iç ve dış güçlü yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri tespit etmektir. Bir kolaylaştırıcının hızlı bir şekilde değerlendirmesini ve gerektiğinde müdahale etmesini sağlayan grup süreci becerileri, katılım seviyelerini ölçme, iletişim tarzlarını izleme ve grubun ilerlemesini sağlama becerisini içerir

Rapor

SWOT sonuçlarına yaklaştığında, kolaylaştırıcı grubu çapraz bağlama soruları ile raporlama aşamasında dahil edebilir. Örneğin, katılımcılara “nasıl bir pazarlama uzmanlığı eksikliği - zayıflık - listede işe yeni başlayan doğrudan bir rakiple oynar - bir tehdit?” Listedeki yönetime sunulacak ek puanlara yol açabilir .