Bir Etkinlik Koordinatörü İş Gününü Nasıl Harcıyor?

Beklenmeyeni bekle. Her etkinlik koordinatörünün sloganı bu olabilir. Etkinlik planlamacılarının çoğu, tipik bir gün diye bir şey olmadığı konusunda hemfikirdir. Los Angeles'tan özel bir etkinlik planlayıcısı olan Carol Rosen'a sorun. Bir gün, Rosen yeni satıcılarla bağlantı kurar. Sonra olay sözleşmeleri hazırlıyor. Çok çeşitli fonksiyonlarla ve sabit sürelerle, alan hızlı tempolu ve zorlu. Yetkili bir Gelin Baş Danışmanı olan Lou Ann Dunn ve Kansas Salina'daki Artful Parties sahibi Lou Ann Dunn, “Kısacası, gün içinde yeterli saat yok ve yıl içinde hafta sonları yetmiyor” dedi. Bununla birlikte, stres faydalı olabilir. Etkinlik planlamacıları, hiçbir şeyin müşteriye hayallerindeki etkinliği vermekten daha değerli olmadığını söylüyor. ABD Haberler ve Dünya Raporuna göre, etkinlik planlama şu an için en iyi mesleklerden biri. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosundan sayılar, 2008 ve 2018 yılları arasında toplamda yüzde 16'lık büyümeye ayarlanmış toplantı ve kongre planlayıcılarının istihdamıyla iş güvenliğini göstermektedir.

Rutin Görevler

Etkinlik planlamacıları zamanlarının çoğunu ofiste harcıyorlar. Rosen için bu, satıcılar veya müşterilerle bilgisayarda veya telefonda çok fazla saat olması, sözleşmelerin, üretim programlarının, kat planlarının ve diğer detayların kapatılması anlamına gelir. Rosen, onunla çalışmak veya tercih edilen listesinde olmak isteyen satıcılardan “çok, çok” e-postalar aldığını ve her gün onları ağ ve eğitim kaynaklarına yönlendirmek için zaman harcadığını söyledi. Ofisten, etkinlik koordinatörleri ayrıca olay yerlerini araştırır ve seçer, yiyecek içecek sağlama gibi destek hizmetleri düzenler, etkinlikler için elektronik iletişim kurar, tesisler ve tedarikçilerle pazarlık eder ve etkinlik masraflarını yansıtan bütçeler oluşturur.

İşyeri dışında, olayla ilgili işleri yürütmek ve fotoğrafçılar, hazırlayıcılar ve çiçekçiler gibi mekanlarla ve satıcılarla ilişki kurma toplantıları yapmak içerebilir.

Fikir gelişimi de işin bir parçası. Büyük etkinlikler için geri sayım yapmadığı zaman, San Francisco'daki Rosecrest Special Events'in sertifikalı bir etkinlik planlayıcısı olan Tiffany Klein, dekorasyon, satıcı ve mekan fikirleri için dergileri, interneti, müzeleri, restoranları ve butikleri aradığını söyledi. Klein, “Her partinin büküm yapmasını seviyorum ve aynı şeyi iki kez yaptığımı sanmıyorum” dedi. Bir etkinlik beklemede ise, Klein menüleri onaylamakla meşgul, çiçekçi ve tedarikçiyle son dakika ayrıntılarını ütülemek, aydınlatmayı kısmak, parti iyiliği yaratmak ve vale park etme ve kat kontrolünü düzenlemek için "milyonlarca kez" konuşuyor. Klein, “Bu küçük detaylar - kokteyl saatinde çalan caz grubu veya bir Oktoberfest partisinde eski Alman bira altlıkları ve bira dürümleri - bir partiyi misafirler için gerçekten özel ve unutulmaz kılan” dedi.

Müşteri Toplantıları

Müşterilerle bir araya gelmek, herhangi bir etkinlik koordinatörünün işinin büyük bir parçası. Rosen, ev ofisinde “rahat ama profesyonel bir ortamda” müşterilere danışmak için “toplantı günleri” planlıyor. Etkinlikle ilgili dosyaları düzenlemek için her biri arasında zaman bulunan iki toplantıya günde sığar. Özellikle sıra dışı veya pratik olmayan müşterilerle çalışmaktan ve fırsatın gerçekleşmesi için bir yol bulmaktan hoşlanıyor. Örneğin, bir keresinde küçük bir bütçeye sahip bir gelin ve Aşama 4 kanserli bir anne için yedi haftada bir düğün yaptı. Anne kızının düğününde dans etmek için oradaydı ve haftalar sonra vefat etti. Rosen, “Küçük bir mucize yaratabilmekten daha iyi bir şey yok” dedi.

Ancak müşterilerle çalışmak her zaman plana göre gitmiyor. Randevu almadan giriş yapmayı veya olası müşterileri bekleyin. Dunn, “Bir yürüyüş bir günü mahvedebilir” dedi. “Bu, içeri girme yöntemiyle nasıl başa çıkılacağına dair bir karar. Potansiyel bir müşteriyi geri çevirmek çok zor. Ancak diğer yandan, siz ve işiniz için neyin en iyisi olduğuna karar vermelisiniz. Tecrübeli bir etkinlik planlamacısının yardımcı olduğu yer burası. ”

Gösteri zamanı

Etkinlik koordinatörleri için sıkışma zamanı etkinlikler sırasında geliyor. Her etkinlik için planlayıcılar hazır bulunmalı, yiyecek, ışıklandırma veya sergi standları gibi otomatik satış ürünlerinin teslimatını ve kurulumunu izlemeli ve katılımcıların kayıt altına alınmasına ve yaka kartlarının çıkarılmasına yardımcı olmalıdır. Etkinliğe çift yönlü ulaşım düzenlerler ve katılımcılara konaklama rezervasyonları yaptırmalarında yardımcı olurlar. Ayrıca yapılacaklar listesinde: Toplantı salonlarını yeterli oturma ve görsel-işitsel donanım için kontrol etmek ve olayların yangın ve işçilik yönetmeliklerine uymasını sağlamak. Koordinatörler, etkinliğin katılımcıların deneyimleriyle ilgili geri bildirim isteyen anketler aracılığıyla müşterilerin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını değerlendirmelidir. Gösteriden sonra, bir planlayıcı, müşterinin giderin değerli olup olmadığını belirlemesine yardımcı olmak için etkinliğin maliyetlerini ve faydalarını karşılaştırabilir. Klein için, olay günü pastasının üzerine krema. “Partiye dönüştürülmüş bir sınıf, yemek salonu veya arka bahçeyi görmek gerçekten eğlenceli ve sevindirici” dedi.

Fiziksel Talepler

Dokuza beşe kadar bir program beklemeyin. Planlayıcılar büyük bir olaya yol açan haftada 40 saatten fazla çalışabilir. Bir etkinlik sırasında, saatler sabah 5'den gece yarısına kadar sürebilir. Hafta sonu saatleri de yaygındır. Toplantı ve fuar koordinatörleri genellikle saatlerce ayakta durmak, yürümek ve malzemeleri kaldırmakla yüzleşir. Düğünlerde uzmanlaşan Rosen için baskı büyük bir kazanç getiriyor: “En büyük neşe, birinin tam olarak öngördüğü ve tüm unsurların kusursuz bir şekilde bir araya geldiği bir sosyal etkinlik üretmesine yardım etmek.”