İşletme Vergileri Üzerine Bir Harcırah Olan Yemekleri Nasıl Belgelersiniz?

İş seyahati, çalışanlarınızı evden uzaklaştığında, yemek maliyetlerinin en azından bir kısmı düşülebilir. Bununla birlikte, IRS, personelinizin parayı yalnızca ek gelir olarak kabul etmediğine dair kanıtlanmış kanıtlar isteyebilir. Çalışanların masraflarını takip etmelerine, öğünlere göre öğün yemeklerine, günlük öğünler ve muhtemelen konaklama gibi diğer masrafları günlük olarak ödeyebilirsiniz. Şirket politikanız, günlük kurallar uyarınca IRS'e uyduğu sürece, seyahat eden çalışanlarınız satın aldıkları her öğünün kaydını vermek zorunda kalmayacaklardır.

1.

Standart federal ücrete eşit veya daha düşük çalışanlar için günlük ücret belirleyin. Örneğin, 2010 yılında, çoğu küçük topluluk için standart yemek tarifesi oranı 46 dolardı, ancak daha büyük şehirlere seyahat eden çalışanlar daha fazla aldı. IRS yayını 1542 şehir bazında belirli oranlar veriyor.

2.

Çalışanlarınıza iş seyahatlerinin kaydını tutmalarını söyleyin. Bir harcırah ile, her öğün için makbuz gerekmez; harcırah başına ödediğini gösteren formlar, federal oranda ise, masraf kanıtıdır. Bununla birlikte, çalışanınızın şehir dışında olduğu tarihleri, gideceği yeri ve yolculuğun iş amacını gösteren yazılı bir bildiri, kayıt defteri veya başka bir belgeye ihtiyacınız olacaktır.

3.

Her harcırah için federalin üzerine çıkmış yemek masrafları için makbuzları kabul edin. Çalışanınız bir müşteriyle birlikte bir iş yemeği için 200 dolar harcamak zorunda kaldıysa ve ona tazminat ödüyorsanız, IRS'nin denetlemesi durumunda, yemek için bir makbuz almanız gerekir. Ayrıca, çalışanın W2'sinde, fazladan geri ödemeyi (günlük başına standart federalin üstündeki tutar) bildirmeniz gerekecektir.

4.

Gider kayıtlarınızı üç yıl boyunca dosyalarınızda saklayın. Genellikle IRS sınırlamaları yasası, dolandırıcılıktan şüphelenmediğiniz veya gelirinizin yüzde 25'ini veya daha fazlasını bildirmediğiniz sürece vergilerinizi verdikten üç yıl sonra kesilir.

Bahşiş

• Kendinizi iş için, şirketin sahibi olarak seyahat ediyorsanız, IRS'yi tatmin etmek için her bir ayrı yemek için bir makbuz bulundurmanız gerekir. Aynısı, ailenizin bir üyesi olan bir çalışan için harcırah başına ödeme yaparsanız da geçerlidir.