Toplantı Tutanaklarını Nasıl Etkin Olarak Kabul Ediyorum?

Toplantı tutanakları toplantıya katılan önemli kararların, programların, projelerin, fikirlerin ve diğer bilgilerin oturumuna katılanları hatırlatmak için kullanılır. Toplantı tutanaklarını alırken her katılımcıya dikkatlice dinleyin ve sunulan fikirleri, kararları veya kilit noktaları not alın. Ele alınan her konuyla ilgili düzenli notlar almak için önceden bir toplantı tutanağı şablonu oluşturun. Toplantı sırasında ve sonrasında kafa karıştırıcı sorunları netleştirmek için sorular sorun. Toplantı aklınızda hala taze iken notlarınızı resmi toplantı tutanaklarında derleyin.

1.

Toplantı konularını daha iyi anlamak için toplantı öncesi arka plan bilgilerini derleyin. Konuşmacıların slayt gösterisi sunumlarının, bildirilerin ve diğer malzemelerin avans kopyalarını isteyin. Toplantıya katılanların bir listesini yapın ya da toplantı sırasında bir katılım belgesi iletin; böylece isimleri resmi toplantı tutanaklarına dahil edebilirsiniz.

2.

Toplantının tarih ve saatini, amacını, kolaylaştırıcıların adlarını ve toplantı süresini içeren bir toplantı şablonu oluşturun. Toplantı başlamadan önce bu bilgileri doldurun. Ayrıca sonunda toplantı süresince hasta. Her tartışma konusunu listeleyin ve not almak için yeterli alan sağlayın. Resmi toplantı tutanakları oluştururken karışıklığı önlemek için şablon sayfalarını numaralandırın. Dizüstü bilgisayar kullanarak not alıyorsanız, kağıtta veya elektronik sözcük işlem belgesinde toplantı şablonları oluşturun.

3.

Toplantı sırasında dikkatlice dinleyin. Her konuyla ilgili bilgileri, şablonunuzun ilgili bölümünde kaydedin. Yalnızca konuşmaya aktif olarak katılanların adları ile birlikte öneriler, şikayetler ve kararlar dahil ilgili bilgileri ekleyin. Sunum sırasında yapılan kilit noktaları ekleyin. Yeni görevler, ürün geliştirme fikirleri, proje tamamlama çizelgeleri ve alınan tüm önemli kararları kaydedin.

4.

Toplantı ertelenmeden önce notlarınızı hızlıca gözden geçirin. Toplantıya katılanlar, olabilecek tüm soruları netleştirmek için hazır olurken, hemen takip soruları sorun.

5.

Toplantı sırasında toplanan not ve sunum malzemelerini en kısa sürede kullanarak resmi toplantı tutanaklarının bir listesini oluşturun. Bilginin doğru ve eksiksiz olup olmadığını belirlemek için toplantı tutanağını başka bir katılımcıyla veya kolaylaştırıcıyla gözden geçirin. Resmi toplantı tutanaklarını toplantıya katılanlara dağıtın.

Gerekenler

• Toplantı şablonu
• Sunum malzemeleri
• Kayıt cihazı

Bahşiş

• Tüm ilgili bilgilerin toplantı notlarına sunulanların adlarıyla birlikte dahil edilmesini sağlamak için uzun sunumlar veya birden fazla konuşmacıyla toplantılar sırasında bir kayıt cihazı kullanın.

Uyarı

• Not alırsanız toplantıya aktif olarak katılmayınız. Toplantıya katılmak, dinleme ve etkin not alma kapasitenizi azaltır.