IRS ile İşletme Giderleri için Belge Gereksinimleri

İç Gelir Servisi, işletmenizin yalnızca 1099 form gibi belirli evrak parçalarını göndermesini zorunlu kılarken, işletmenizin bir vergi denetimiyle karşı karşıya kalması durumunda uygun belgeler önemlidir. Geçmişte vergi beyannamesi ile mahsup ettiğiniz her bir işletme giderini belgeleyen yeterli notunuz ve makbuzunuz bulunmadığı takdirde, IRS sizi ağır para cezaları ve faiz ödemelerinin yanı sıra geri vergilerden sorumlu tutabilir.

Fotoğraf Kanıtları

Bir ev ofisi için bir kesinti talep etmek için, ofis alanınızı yalnızca çalışma amaçlarına adamak zorundasınız. Kiranızın veya ipoteğinizin, kamu hizmetlerinin ve hatta telefon faturanızın miktarı bu adanmış alanın kare görüntüleri ile doğrudan ilişkilidir. Girişimci dergisinden Bonnie Lee, özellikle ofisinizin yerleşimi veya alanı zaman içinde değişirse, denetim durumunda koruma olarak ev ofis alanınızın tarihli fotoğraflarını çekmenizi önerir. Bazı durumlarda, alanı ölçen birinin videosu bir denetim sırasında ev ziyareti ihtiyacını ortadan kaldırabilir.

Şuanda ev ofisinizde kullanmakta olduğunuz yeniden planlanmış kitaplık gibi, makbuzunuz olmayan ilgili varlıkların veya harcamaların fotoğrafları da yardımcı olacaktır.

Uzun Süreli Kayıt Tutma

IRS yıllar öncesinden bir dönüşü denetleyebilir, bu nedenle eski kayıtları saklamak önemlidir. Inc. dergisine verdiği röportajda, muhasebe firması Hirsch & Silberstein, tüm makbuzları, iptal edilen çekleri ve banka hesap özetlerini en az yedi yıl süreyle saklamayı önerir. Kaç yaşında olursanız olun, her zaman önceki vergi beyannamelerinin emlak kayıtlarını ve kopyalarını saklayın.

Çalışan Belgeleri

IRS'e göre, her çalışanın Form I-9: İstihdam Uygunluğu Doğrulaması'nı doldurmasını sağlamalısınız. Ayrıca çalışanların maaşlarından alıkonulacak tutarı hesaplamaları için W-4: Çalışanın Stopaj Ödeneği Sertifikasını doldurmaları gerekmektedir. Serbest çalışan müteahhitler ve diğer geçici işçiler, W-9 Formunu doldurmalıdır: Mükellef Kimlik Numarası ve Sertifika Talebi. Tüm bu formların orijinal kopyalarını süresiz olarak saklayın.

Çalışanlarınız varsa, işiniz IRS ile W-2: Ücret ve Vergi Beyanı Formunu dosyalamalı ve her yıl 31 Ocak'a kadar çalışana ve Sosyal Güvenlik İdaresi'ne bir kopyasını dağıtmalıdır. Herhangi bir bağımsız yüklenici kiraladıysanız, 1099-MISC Formunu IRS'ye vermeli ve her yıl 31 Ocak'a kadar yükleniciye bir kopyasını sunmalısınız.

Satın Alma ve Gider Makbuzları

IRS Yayını 583, işletme sahiplerinin kayıtlarını tutmaya teşvik ettiği alımların ve masrafların tam bir listesini gösterir. Özel bir kayıt tutma yöntemi gerekli değildir, ancak tüm iş gelirlerinin doğrulanmasının yanı sıra, vergi beyannamelerinizde talep ettiğiniz masrafları veya satın alımları doğrulamak için yeterli belgeye sahip olmalısınız. Gelecekte kolay referans olması için makbuzları mali yıla ve kategoriye göre düzenleyin.