Belge İmha İşlemleri

Kimlik hırsızlığı tehdidi ve belgelerin uygunsuz şekilde atılması için uygulanabilecek para cezaları nedeniyle, iş belgelerinizin uygun şekilde imha edilmesi asla hafifletilmemelidir. Devlet yasaları ve endüstri düzenlemeleri, belgelerin ne kadar süreyle tutulması gerektiği ve bunların nasıl imha edilmesi gerektiğine bağlı olarak değişebilir; bu nedenle, kendiniz ve çalışanlarınız için prosedürler geliştirmeden önce hangi politikaların kendi işinizi etkilediğini yakından takip etmek önemlidir.

Uyum ve Politikalar

Nerede bulunduğunuza veya hangi sektörde olduğunuza bakılmaksızın, hangi belgelerin kalıcı olarak imha edilmesi gerektiğini ve hangilerinin asla imha edilmemesi gerektiğini anlamanız gerekir. Devlet ve sanayi ile ilgili para cezaları, özellikle müşteri mali bilgileri ve çalışan sağlığı kayıtları söz konusu olduğunda, belgelerin yanlış şekilde atılması nedeniyle şiddetli olabilir. Ticari vergi belgeleri ve banka hesaplarına ve ticari kredi kartlarına ilişkin beyanlar, tahrip edilmeden en az yedi yıl önce tutulmalıdır. Hangi belgelerin atılmadan önce imha edilmesi gerektiğini belirledikten sonra, kendiniz yapabilir veya kağıt parçalama ve elektronik veri imhası konusunda uzmanlaşmış bir dış kaynak şirketi kiralayabilirsiniz.

Yetki ve Sorumluluk

Bir işletme sahibi olarak, belgelerin imhasını şahsen denetlemiyorsanız, ofis yöneticiniz, ağ yöneticiniz veya muhasebeciniz gibi sorumlu birinin olduğundan emin olun. Bu kişi politikalarınızda ve bu politikaları düzenleyen yasa ve düzenlemelerde ustalaşılmalıdır. Ayrıca, imha edilen belgelerin sadece imha edilmesi gereken belgeler olduğunu doğrulamalıdır. Örneğin, parçalanacak kağıt, yetkili bir kişi tarafından başlatılan mühürlü torbalarda bir odanın belirlenmiş bir alanına koyulabilir.

Kağıt Kayıtları

Bir kağıt öğütücü, çoğu işletme belgesi için tercih edilen elden çıkarma yöntemidir. Pek çok ofis malzemeleri mağazasında, farklı ciltler için kağıt öğütücüler satın alabilirsiniz. Bilginin duyarlılığına bağlı olarak yazma veya öğütme tercih edilebilir. Toz haline getirme, tekrar bir araya getirmeyi neredeyse imkansız hale getirmek için öğütülmüş kağıdı öğütür veya yeniden keser. Kağıdınızı kendiniz parçalıyorsanız, büyük gruplar halinde yapmayı düşünün, böylece belgeler karışık ve kolayca birleştirilemez. Parçalanmış kağıdı, geri dönüşüm aracı gelmeden hemen önce çıkarın.

Elektronik Belgeler

Bilgisayardaki elektronik belgeleri silerken, her zaman çöpleri boşaltmayı unutmayın. Dosyalar hala bilgisayarın çöp dizinindeyken silinmezler. Sabit sürücüler hala size ait olduğu sürece, elektronik belgeleri imha etmek için bu yeterli olmalıdır. Bir sabit disk sürücüsünden vazgeçmeden önce, belgelerin kurtarılamaz olduğunu varsaymadan önce, özel bir yazılım kullanarak sürücü silinmeli veya fiziksel olarak imha edilmelidir. Bu, çekilen her fotokopinin elektronik kopyalarını saklayabilen fotokopi makinelerinin içindeki sabit diskleri de içerir.