Kurumunuzun İçinde ve Dışında Olan Kişilerle İletişim Kurmak İçin Telefon Sistemlerini Kullanma

Modern ofis, e-posta yazışmaları, cep telefonları, görüntülü konferanslar ve yazılı mesajlaşma ile iletişimde ek seçeneklerle ele alınmasına rağmen, telefon sistemi hala iletişimde bir engel teşkil ediyor. Ofis telefonu, ofisinizin insan çekirdeği olarak çalışır ve müşterilerinize ihtiyaçlarını önemseyen gerçek insanlarla çalıştıklarını bildirir. Çalışanlarınızın, telefon sisteminizle çalışmanın teknik yönlerini ve ayrıca bunları kullanırken ihtiyaç duyduğunuz görgü kurallarını anlamaları gerekecektir.

Telefon görüşmesi yapma

1.

Doğru telefon numarasını bulun. Aramanızın dahili mi harici mi olacağını, zamandan tasarruf etmek ve doğru tarafa ulaşmak için doğru numaranın olduğundan emin olun. Yanlış bir telefon numarasına ulaşmamak için irtibat listenize veya Rolodex'e danışın.

2.

Telefon numarasını tuşlayın ve istediğiniz arama alıcısıyla iletişim kurun. Doğru kişiye ulaştığınızdan ve onu selamladığınızdan ve aradığınız yerden ve aramanızın nedeninden onu haberdar ettiğinizden emin olun. Görüşme boyunca arkadaşça ve profesyonel bir ses tonu koruyun.

3.

Durumu devam ettirirken gerekli bilgileri yazın; böylece diğer kişiden bilgileri tekrarlamasını istemenize gerek kalmaz, böylece elinizde ve kolayca erişilebilir olur.

4.

Tartışmanızı özetleyin ve hiçbirinizin söyleyecek bir şey bırakmadığından emin olun ve ardından aramayı arkadaşça ve profesyonel bir şekilde sonlandırmaya hazırlanın.

Telefon Görüşmeleri Alma

1.

Telefon görüşmesini, ofisinizin protokolüne uygun olarak, dostane ve profesyonel bir şekilde cevaplayın. İşvereninizin tam şirket adınızla birlikte kişisel adınızla birlikte aramayı cevaplamanızı isteyip istemediğinizi bildiğinizden emin olun. Çağrıları tekdüze bir şekilde cevaplamak şirketinizin güven ve uyumunun bir yansımasıdır.

2.

Arayanı tanımlayın. Kime ulaşmak istediğini ve onu aktarmadan önce istediği kişiye alıcıya ek bilgi verebilirseniz öğrenin. Bu bilgiyi not alın, böylece aramayı alan kişiye bilgileri doğru bir şekilde verebilirsiniz. Çağrı alıcısına, gelen arayanın bilgilerini vererek, ona ismiyle cevap verebilir.

3.

Telefon görüşmesini doğru çalışana transfer edin. Arayana, onu doğru çalışana yönlendireceğini kibarca bildir. Ona teşekkür et ve iyi günler. Çağrı alıcısına eriştikten sonra, ona kimin aradığını ve aramanın neye başvurduğunu söyleyin.

4.

İstediği çağrı alıcısı masasından uzaktaysa, bir mesaj alın veya arayanı sesli postaya gönderin. Alıcının doğru bilgiye sahip olduğundan emin olun, bir yere yazın veya alıcıya göndermek için bir e-posta hazırlayın. Ofisiniz ağır bir telesekretere dayanıyorsa, aramayı alıcının sesli postasını gönderin. Arayan kişiyi doğru uzantıya gönderdiğinizden emin olun.

Gerekenler

• Kişi listesi
• Mesaj panosu

İpuçları

• Hiçbir çağrının kaybolmamasını sağlamak için çalışanları şirketin ortak sesli posta kutusunu kontrol edecek şekilde atayın.
• Sesli posta sistemlerinin çoğu zaman kutu içi sınırları vardır. Yeni aramalar ve konular için yeterli alan bulunduğundan emin olmak için anlaşmaları onayladığınızda mesajları silin.
• Gelen arayanların doğru kişilere ulaşmalarını sağlamak için kişisel bir sesli posta selamlaması ayarlayın. Samimi, profesyonel bir mesajla işleri kişisel tutun.

Uyarı

• Çağrıları geri çevirmemek şirketinizin itibarını zedeleyebilir ve işinizi kaybedebilir. Çalışanlarınızın mümkün olduğunca fazla yardım ve bilgi vererek, çalışanların derhal telefonla aramalarını sağlayın.