İş Mektubu Yerine Haberleşmek İçin Bir İş Raporu Ne Zaman Kullanılmalı

Bir iş raporu öncelikle bilgi iletmek için kullanılır. Bir mektup da bilgiyi iletebilir, ancak genellikle bilgiyi özetler. Bir mektup belirli alıcılara gönderilirken, şirket dışındaki kişilere bir rapor gönderilebilir veya yayınlanabilir. Raporlar sıklıkla bir raporlama döneminden diğerine tutarlı bir şekilde biçimlendirilir, böylece bilgiler karşılaştırılabilir. Çalışanların raporları tamamlamada bir cirosu varsa, bir rapor şablonunun tek biçimliliği şirketin raporlama uygulamalarında tutarlılığı korumasını kolaylaştırır.

uzunluk

Bir iş raporunun mu yoksa iş mektubunun mu kullanılacağına karar vermedeki bir faktör, iletişim kurmanız gereken bilgilerin uzunluğudur. Bir iş mektubu genellikle bir ila üç sayfa uzunluğundadır. Bundan daha uzun bilgi aktarıyorsanız, genel bir bakış, başlıklar ve bir sonuç içeren bir rapor olarak biçimlendirilmişse okunması daha kolay olacaktır. Uzun raporlar, okuyucuya yardımcı olmak için bir içindekiler tablosu içermelidir.

seyirci

Dikkate alınması gereken bir diğer faktör, izleyicilerinizdir. Topladığınız bilgiler yalnızca birkaç kişi tarafından incelenecekse, kişisel yorumlarınızı içeren bir mektuba ekleyin. Ancak, birçok kişi tarafından okunacak veya gelecekte şirketiniz dışındaki kişiler tarafından anılacak olan bilgileri derliyorsanız, bir iş raporu kullanın. Örneğin finansal veriler şirketinizin hissedarları, muhasebeciler, avukatlar ve devlet kurumları tarafından incelenebilir.

Bilgi Türü

Tablolarda, listelerde, elektronik tablolarda veya formlarda derlenen veriler, bir iş raporuna bir mektuptan daha uygun. Benzer şekilde, grafikleri veya şemaları da dahil ediyorsanız, bir rapor kullanın. Fizibilite çalışması gibi büyük bir araştırma projesi, önemli miktarda araştırma verisi, istatistik, yöntem ve sonuçların ana hatlarını belirleme biçimini sağladığından bir rapora alınmalıdır. Öte yandan, bir mektup araştırmanın kısa bir özetini iletmekte faydalıdır. Genellikle bir raporda iletilen diğer bilgi türleri arasında stratejik planlar, satış raporları, uyumluluk raporları ve pazarlama planları bulunur.

Formalite

Bir mektup yerine bir iş raporu kullanın, yazınız resmidir. Bir mektupta “Ben” veya “siz” i özgürce kullanabilirsiniz, ancak rapor daha az kişiseldir. Bir fikir, fikir iletmek yerine gerçekleri rapor ederek objektif bir tonda yazılır. Rapora bir fikir eklemek istiyorsanız, bunu rapora eşlik eden bir mektuba yazın. Sunmakta olduğunuz malzemeler dış kaynaklardan alıntı gerektiriyorsa, bunun için de uygun formatta bir rapor sunulur. Şirketiniz tarafından tercih edilen stile bağlı olarak, alıntıları rapor metni içine, dipnotlara veya raporun sonuna yerleştirin.