Vizyon ve Kapsam Belgesi Nasıl Yazılır?

Vizyon ve kapsam belgeleri, müşterinizin veya şirketinizin aklında ne olduğunu ve bu vizyona ulaşmak için gereken iş sürecini tanımlar. Örneğin, girişimciler, iş fikirlerini tanımlamak ve bunları gerçeğe dönüştürmek için listelemek üzere bir vizyon ve kapsam belgesi yazmaktan faydalanırlar. Proje yöneticileri, böyle bir belgeyi projenin beklenen sonucunu belirlemek ve bu sonucu elde etmek için gerekli yöntem ve aktiviteleri ortaya koymak için kullanırlar.

Vizyon vs Kapsam

Vizyon ve kapsam iki farklı şeydir. Bir vizyon ve kapsam belgesi, eldeki görevi belirleyen vizyon bölümüyle başlar. Vizyon netleştikten sonra, belgenin kapsamı kilit proje aşamalarının bir yol haritasını ve uygulanacak faaliyetlerin detaylarını ve kullanılacak metodolojileri gösterir. Vizyonunuzu netleştirdiğinizde, verimli ve etkili bir yol haritası oluşturmak çok daha kolaydır.

Vizyon bildirimi

Belgenizin vizyon bölümünü yazması genellikle zordur çünkü vizyon bir şey değildir, bir kavramdır. Vizyon, müşterinizin tedarik etmenizi istediği çözümdür. Kendi şirketinizde vizyonunuz, şirketin gelecekte bir noktada olacağı şeydir. Vizyon yerine hedefleri yazmayın. Hedefler kısa vadeli kriterlerdir. Vizyon uzun vadeli olup, hedeflerinize vurarak ulaşılır. Müşterinin sizinle neden iletişim kurduğunu, projenin neden oluşturulduğunu veya şirketin neden var olduğunu sorarak vizyonunuzu geliştirin. Ardından müşterinin ne istediğini, projenin ne umduğunu veya şirketin ne yaptığını yanıtlayın. Vizyona ne zaman, nerede ve nasıl dahil olduğunu inceleyerek vizyonu tarif edin.

İşin kapsamı

İşin kapsamı, eldeki vizyon ya da görevi nasıl başaracağınızı ayrıntılarıyla açıklar. Teslimatları ve gerekli teslimat tarihini listeleyerek başlayın. Eldeki göreve veya vizyona yönelik ilerlemeyi işaretleyen bir zaman çizelgesinde kriterler oluşturun. Müşteri veya şirketin bilgi sağlamadaki sorumluluklarını ve proje ekibinizin ilerlemeyi raporlamadaki sorumluluklarını belirleyin. Kullanılacak ekipman türü veya belirli satıcılar gibi özel gereksinimleri belirtin. Son olarak, proje ekibi üyelerine görevler atayın.

Belge Stili

Vizyon ve kapsam bölümleri için üst düzey başlıklar kullanın ve her bölümdeki farklı konular için ikincil başlıklar kullanın. Ayrıntıları her konunun altındaki bir madde imleci listesine yerleştirin. Noktaları netleştirmek için gerektiğinde grafikleri, tabloları ve zaman çizelgelerini kullanın. İyi bir vizyon ve kapsam belgesinin anlaşılması kolaydır, okunması hızlıdır ve proje sırasında kontrol listesi olarak kullanılabilir. Belgenize, proje başlığını, belgenin tarihini, projeden sorumlu kişilerin bir listesini ve belgeyi almaya yetkili kişilerin bir listesini içeren bir kapak sayfası ile profesyonel bir görünüm verin. Birkaç sayfadan uzunsa, bir içindekiler tablosu ekleyin. Belgenizi planlamak için zaman ayırmak - özellikle vizyonu tanımlamak için - ve detaylara yeterince dikkat etmek daha etkileyici ve kullanışlı bir belge oluşturur.