Kurumsal Seyahat Politikası Nasıl Yazılır

İyi tasarlanmış bir kurumsal seyahat politikası, çalışanlarınızı seyahat ederken korur, küçük işletme seyahat masraflarınızı azaltır ve yasal yükümlülüklerinizi sınırlar. Herhangi bir seyahatin rezervasyonu ile başlayan ve personel dosyalarınızı geri döndükten sonra evraklarla biten bir seyahat politikası geliştirin.

Seyahat İsteği ile Başlayın

Seyahat politikası rehberinize, çalışanların seyahat onayı almak için izlemesi gereken prosedürlerin bir açıklamasıyla başlayın. Her yolculuk onaylanmalıdır: Sadece bir çalışanın bir konferansa katılması ya da geçmişte bir fuarda olması, her yıl gitmesi gerektiği anlamına gelmez. Yolculuk onayı için gerekli bilgileri içeren yazılı bir taslak veya form ekleyin. Çalışandan, seyahatle, seyahatin amacını, seyahatin ücretlendirileceği departmanı, tahmini toplam maliyeti ve tarihleri ​​belirlemesi durumunda, etkinlik adını belirtmesini isteyin. Hangi üst düzeyin, unvan ile çalışanlar için seyahati onaylayabileceğini belirtin.

Seçenek belirtin

Çalışanlarınızın insan kaynağınızdan veya muhasebe departmanınızdan onay almadan kendi uçuşlarını veya otel odalarını rezerve etmelerine izin vermeyin. Çalışanlar, şirket için en ekonomik olanı seçmek yerine, onlara en sık uçuş millerini veya oda noktalarını sağlayan uçuş veya otel rezervasyonu yapabilir. Çalışanlarınızın sık uçan yolcu ve oda puanlarını almalarına izin verirseniz, muhasebe veya İK departmanınız için firmanız için en iyi fiyatları almak üzere rezervasyon yaptırın veya tüm rezervasyonları onaylayın. Şirketinizin çalışan seyahatinin maliyetini düşürmek için sık sık uçuşu ve oda puanlarını tutması durumunda, bunu seyahat politikası rehberinize ekleyin. Bir İK çalışanı onaylanan seyahat talep formunu temel alarak her bir yolculuğu araştırırsa, uçuşları ve odaları ayırır ve büyük masrafları kurumsal bir kredi kartına uygularsa, bu endişelerden kaçınılabilir.

Şirket seyahat rehberinde, çalışanların farkı öderken, şirketin mevcut olan en düşük fiyatı ödemesi koşuluyla, tercih edilen seyahat sürelerine veya diğer faktörlere bağlı olarak alternatif veya tercih edilen güzergahlar önerebileceklerini söyleyin.

Sınırlandırılmış Giderler

Çalışanların yemek, bahşiş, taksiler ve servisler, telefon görüşmeleri, otopark ve diğer masrafları kapsaması için günlük olarak ayarlayın. Seyahat rehberinde hangi giderlerin geri ödeme için makbuz gerektirdiğine dikkat edin. Örneğin, 25 doların üzerindeki tüm giderlerin bir makbuz gerektirdiğini belirtebilir veya toplam günlük harcama günlük harcırah oranını geçmediği sürece yemek makbuzlarını hariç tutabilirsiniz. Çalışanların geri ödemeler için kredi kartı bildirimleri yerine makbuz göndermeleri gerekip gerekmediğini belirtin. Bir kredi kartı ekstresi, örneğin bir otel faturasının yalnızca toplamını gösterirken, oda faturası, şirketin normalde karşılamayacağı mini bar ve film kiralama gibi olası harcamaları gösterir.

Güvenlik Prosedürlerini Dahil Edin

Çalışanların, kalacakları otelin telefon numaralarını ve acil durumlarda ulaşabilmeleri için cep telefonu numaralarını eklemelerini isteyin. Uçuş, tren veya otomatik seyahat saatleri, giriş ve çıkış saatleri ve toplantı saatleri dahil olmak üzere güzergahlarını terk etmelerini zorunlu tutun. Müfettişlerine varış saatlerini çalışma e-postaları ile, saatler sonra bile bildirmelerini söyleyin. Çalışanlar yurtdışına seyahat ediyorlarsa, geçerli bir pasaport kanıtı, ek hükümet kimliği ve bu ülkedeki ABD elçiliğinin adresi ve telefonu hakkında size bilgi vermelerini isteyin.

Gider Geri Ödeme İşlemlerini Dahil Etme

Çalışanlara, geri döndüklerinde verecekleri geri ödeme formunu gösterin. Vurgulamak istediğiniz herhangi bir bölümle ilgili notları içeren bir örnek kopya verin. Gider geri ödeme isteği gönderme prosedürünü açıkça belirtin. Bu, belirli bir madde için gereken formu, makbuzları, isteğin gönderilmesi gereken kişinin veya bölümün adını ve isteklerin gönderilmesi için son tarihi içerebilir.