Politika Kılavuzunu Güncelleme

Bir şirketin politika el kitabı, iç operasyonlar için planıdır. Şirketin çalışanlarla nasıl etkileşimde bulunduğunu ve işini nasıl yürüttüğünü gösteren yazılı bir rehberdir. Politikalar, bir işletmenin katılım, güvenlik kuralları, iş yasalarına yasal uyum, tesis yönetimi ve kıyafet kuralları gibi çalışanlardan ne beklediğini tüm yönlerini kapsar. Politikalar, şirket kurallarını ve prosedürünü tanımlayan kurallardır ve bunlara uymamanın sonuçlarıdır. Politika kılavuzları gerektiğinde düzenli olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.

Kim Sorumlu?

Politika ve prosedürlerdeki değişikliklerden haberdar edilmeli ve bunları yetkilendirmeli, ancak çoğu şirkette insan kaynakları personeli politikaları gözden geçirmekten ve güncellemekten sorumludur. İnsan kaynakları departmanı yoksa, üst düzey yöneticiler politikaların güncellenmesinden sorumlu olabilir. Politikalar ilgili mevzuat ve düzenlemelere uygun olmalıdır ve avukat tarafından periyodik olarak gözden geçirilmeleri iyi bir fikirdir.

Ne Zaman İncelemeli

İstihdam, sanayi ve iş ile ilgili yasalardaki sürekli değişiklikler nedeniyle, politika kılavuzları düzenli olarak güncellenmelidir. Her üç ayda bir veya yıllık olarak mevzuata veya muhasebe denetimlerine uygun olarak gözden geçirilmelidirler. Bir insan kaynağına veya ticari mevzuat bilgi servisine abonelik, şirket politikalarınızı etkileyebilecek yasal değişikliklerden haberdar olmanıza yardımcı olur.

Ne İncelenmeli

İzleyicilere uygulanabilirlik politikalarını gözden geçirin. Örneğin, denetçiler tarafından toplanan manuel zaman çizelgelerine atıfta bulunan katılım kayıtlarıyla ilgili bir politika güncel değildir ve şirketinizin BT yöneticisi bir otomatik elektronik katılım sistemi uyguladıysa yanlış kitleyi hedef almaktadır. Hiçbir şeyin geride bırakılmadığından veya gözden kaçmadığından emin olmak için politikalardaki tüm adımları gözden geçirin. Örneğin, şirket güvenlik politikası, kullanımdan hemen sonra uzatma kablolarının saklanmasını gerektiriyorsa, uzatma kablolarının yetkili kullanımına yönelik adımlar, kabloları sarma ve kullanım dolaplarında saklama adımını atlamamalıdır. Mevzuat ve düzenlemelere uyumu incelemeye ek olarak, mevcut uygulama ve prosedürlerle ilgili politikaları ve mevcut ürün ve hizmetleri gözden geçirin.

Nasıl güncellenir

Politika kılavuzları, bağlayıcı olarak depolanan yazılı politikaların, kopyaları kelime işlem biçiminde olan ana kopyalarıdır. Orijinal kopyalar bozulmadan tutulur ve sonraki güncellemeler, bir tür güncelleme numaralandırma sistemi ile kategorize edilir, böylece değişiklikler izlenir ve tarihlendirilir ve en güncel sürüm not edilir ve görülmesi kolaydır. Elektronik kopyasında yetkili güncellemeler yapılır, basılır, ana ciltleyiciye yerleştirilir ve politika değişikliği hakkında bilgilendirilmeleri için ilgili tüm kişilere dağıtılır. Güncellenmiş politikanın alındığına dair imzalı bir onay genellikle gereklidir.