Kuruma Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır

Bir işletmeyi yönettiğinizde, müşteriler kadar tedarikçilerle de etkileşim kurarsınız. Bir müşteri sizden şikayet ederse, sorunu çözmelisiniz. Aynı şekilde, bir tedarikçiyle ilgili bir şikayetiniz varsa, çözümlenmesini beklemelisiniz. Küçük bir işletme olarak, büyük bir şirketin dikkatini çekmek zor olabilir. Doğru kişilere ulaşmak için bir şikayet mektubu kullanın.

Adresler

Adınızı, unvanınızı, şirket adınızı, adresinizi ve mektubun üstündeki tarihi belirtin. Bu, mektubunuza bir cevap almak isteyip istemediğinizi sağlamak için gerekli bir bilgidir. Bir ilgili kişinin adı varsa, adını ve başlığını mektubun en üstüne yazın. Bunu şirketin adı ve adresiyle takip edin. Bir kişi adınız yoksa, adı girip şirket adından sonra "Tüketici Şikayet Bölümü" nü eklemeniz yeterlidir.

Geçmiş İlişkileri Açıklar

Şirketle olan geçmiş ilişkinizi özetleyin. Örneğin, şirketin ürünlerini 10 yıldır kullanıyorsanız, okuyucuya bunu söyleyin. Şirketten yıllık veya aylık alımlarınızın hacmini veya değerini belirtebilirsiniz. Bu, alıcıya uzun süredir devam etmekte olan bir ilişkinizin olduğunu gösterir. Şirkete bu ilişkiye devam etmek istediğinizi, ancak şikayetinizin çözüldüğünü söyleyin.

içerik

Şikayetinizi açıklarken detaylı olun. Varsa, seri numarası da dahil olmak üzere şirketin size hangi hizmeti veya ürünü sağladığını açıklayın. Alıcının ne zaman satın alındığını veya hizmet verildiğini ve nerede gerçekleştiğini söyleyin. Sorunu net bir şekilde açıklayın ve geri ödeme gibi belirli bir çözüm isteyin. Mektubu, tüketiciyi koruma grubunun yardımını aramadan önce yanıtlamaları için belirli bir süre tanıyacağınızı belirterek sonuca varın. Son olarak, sizinle iletişim kurabileceğiniz bir telefon numarası sağlayın ve yukarıdaki adresinize bakın.

İpuçları

Mektubunuzu yazarken sakin ve kibar olun. Şirketin mutsuz olduğunuzu bilmesi ancak tehdit edici veya öfkeli bir dil kullanmamanız doğru. Bir mektup göndermeden önce, şirketin yerel şubesini aramayı deneyin. Bu işe yaramazsa, ulusal merkeze bir mektup gönderin. Hepsi başarısız olursa, devlet tüketici koruma bürosuna veya Better Business Bureau'ya başvurun.