Teknolojiyle İlgili Çalışanlara Uygulayabileceğim Kurallara Örnekler

Küçük işletmeler, işverenleri, iş arkadaşları, satıcıları, tedarikçileri ve müşterileriyle iletişim kurmak için cep telefonları, sosyal medya ve video konferans yazılımı gibi teknolojiler kullanır. Küçük işletme sahipleri, çalışanlara şirketin teknolojisini ve ilgili araçlarını kullanmalarında rehberlik etmek için teknoloji politikaları ve prosedürleri hazırlar. Bu politikalar, küçük işletmeleri yasa dışı faaliyetlerden veya markalarının itibarını olumsuz yönde etkileyebilecek diğer faaliyetlerden korumak için kullanılan kuralları içerir.

Kullanıcı İsimleri ve Şifreler

İşletme, çalışanlarına şirket bilgisayarına, sesli posta hizmetlerine ve yazılıma erişmeleri için kullanıcı adları ve şifreler sağlar. Bir işveren olarak, çalışanlarınıza giriş bilgilerini, şirketin bir parçası olmayan kişilerle, hatta meslektaşları ile paylaşmamalarını söyleyebilirsiniz. Her bir çalışan için oturum açma bilgileri belirleyerek, kullanımı izleyebilir ve şirketin parasına ve itibarına mal olabilecek olası hataları en aza indirebilirsiniz.

Dosyaları Neredeyse Saklamak

Bazı şirketler, kağıtsız, sanal dosyalama sistemlerini, kuruluşlarını "yeşil" hale getirmenin ve hareket halindeyken yönetim ve çalışanlar için dosyaları daha erişilebilir hale getirmenin bir yolu olarak benimsemektedir. Hangi belgelerin ve bilgilerin sanal olarak saklanması, nasıl dosyalanması ve kimlerin erişmesi gerektiğini gösteren kurallar oluşturun.

Kişisel Kullanım Kuralları

Şirketler, ofis teknolojisinin kişisel kullanımına yönelik politikalarında değişiklik gösterir. Bazı şirketler çalışanların teknolojiyi kişisel kullanım için kullanmalarını yasaklarken, diğerleri çalışanlarına kişisel haklarını kötüye kullanmadıkları sürece kişisel kullanımlarına izin vermektedir. Çalışanları molalarında kişisel kullanım için teknolojiyi kullanmalarını sınırlayabilir ve uygunsuz veya yasa dışı belgeler, mesajlar veya resimler göndermenin, almanın veya indirmenin disiplin cezasına neden olabileceğini hatırlatabilirsiniz.

Web İzleme

İşverenler, çalışanın e-posta ve web etkinliğini, özellikle yasadışı veya uygunsuz değişimlerden şüpheleniyorsa, izleme hakkına sahiptir. Kural olarak, çalışanların takdirine bağlı olarak izleme yazılımını kullanacağınızı bildirin. İşveren, kişisel kullanımı izlemenin ötesinde dolandırıcılık bulabilir, çalışanların gün boyunca hangi çevrimiçi görevlerde çalıştıklarını ve bilgisayarlarından ne kadar uzakta olduklarını belirleyebilir.

Sosyal medya

Sosyal medya popülerliği artıyor, çünkü bireylere ve işletmelere tanışma, iletişimde kalma, fikir ve müzik paylaşma ve ürün ve hizmetleri tanıma konusunda daha fazla yol sunuyor. Bunun yanı sıra, çalışanlar arasında bir dikkat dağıtıcılık ve işyerindeki sıkıntılarla ilgili havalandırmak için bir yer olmak gibi dezavantajları da geliyor. Çalışanlar genellikle sosyal medyayı çalışma saatleri sırasında, çalışma bilgisayarları aracılığıyla veya akıllı telefonlarında kullanırlar. İşverenler, sitelerin çalışma saatleri sırasında erişilebilir olup olmadığını ve çalışanların ne tür bilgiler yayınlamasına izin verildiğini belirlemek için sosyal medya politikaları oluşturarak teknolojinin kötüye kullanımı ile mücadele edebilir. Kurallarınız, çalışanların şirket, iş arkadaşı, satıcılar, tedarikçiler ve müşteriler hakkında aşağılayıcı açıklamalar yapmasını yasaklayabilir.