Yönetim Kuruluna Profesyonel Rapor Nasıl Biçimlendirilir?

Yönetim ve yönetim kurulu arasında doğru bilgi akışını sağlamak, bilinçli kararlar almak ve hızlandırılmış aksiyonlar almak için önemlidir. Doğru bilgilerin göründüğünden emin olmanın bir yolu, yönetim kuruluna verilen düzenli raporlardır. Bu raporlar, ilgili raporlar vurgulanarak kolayca sindirilebilecekleri şekilde profesyonel bir rapor formatında olmalıdır. En iyi etkiyi sağlamak için standart bir yönetim kurulu rapor yapısı kullanın.

Yönetim Kurulu Rapor Yapısı

Kurul raporunun kolay okunabilen bir format izlemesi gerekir. Bazı raporlar diğerlerinden daha kısa olacaktır. Örneğin, bir departmanın geliştirme süreciyle ilgili aylık bir güncelleme, tüm projenin yıllık özeti kadar ayrıntılı veya uzun olmayabilir.

Kısa raporlar, ana başlıklar ve ana performans göstergelerini (KPI'ları ana hatlarıyla gösteren mermiler) içeren bir dekora daha çok benzeyebilirken, daha uzun raporlar, kapak sayfası ve içindekiler tablosu ile akademik bir rapor gibi görünecektir. Raporun uzunluğundan bağımsız olarak, raporun ilk bölümünün raporun nereden geldiğini, raporun kapsadığı zaman dilimini ve raporun kime gideceğini belirttiğinden emin olun. Rapora, raporun ne tartıştığını söyleyecek şekilde başlık verin, böylece okuyucular hızlı bir şekilde dosyalayabilir ve gerektiğinde yerini değiştirebilir. Örneğin, "Bölgelere Göre Yıllık Satış Raporları", okuyucuların raporda ne keşfedeceğini açıkça belirtir.

Yönetim kurulu üyelerinin konuları taramasını ve ilgili bilgileri bulmasını sağlamak için raporlardaki başlıkları ve madde imlerini kullanın. Raporların yönetim kurulundan eylem almak için kullanıldığını ve bu raporların yönetim kurulu üyelerini izlemekte oldukları bir proje üzerinde güncelleyebildiğini unutmayın. Kurulun rapordaki bilgilere genel bir bakış açısı sunması için bir giriş ve bir özet bölümü bulunmalıdır.

Biçimlendirme, dilbilgisi ve yazımın doğru olduğundan emin olmak için raporu iki kez kontrol edin. Kurulun kendilerine verilen bilgilere güvenmesini istersiniz. Hatalarla doldurulmuş raporlar, yönetim kurulu üyelerine raporları sunan kişinin detayını ve profesyonelliğini sorgulama izni verir.

Kurul Raporunun İçeriği

Raporu yazmadan önce, raporun amacını düşünün. Amaç sadece yönetim kurulunun bir şeyin ilerleyişini güncellemektir mi? Veya fonlar, yeni kaynaklar veya değişiklikler için bir talep yapılıyor mu? İçeriği raporun amacına ulaşmak için yönlendirin.

Amaç ile ilgili bilgi ve verileri derleyin. Örneğin, anakartı bir yazılım programının yeni bir tanıtımında güncelliyorsanız, hangi kilometre taşlarının gerçekleştirildiği, sonraki aşamaların ne yapacağı ve zaman çizelgelerinin ne olacağı ile ilgili ayrıntıları toplamanız gerekir. Ayrıca, şu ana kadarki ilerlemelere dayanarak ortaya çıkmış ya da çıkacağınız sorunları da belirtmeniz akıllıca olacaktır. Eğer proje zamanlamanın ilerisinde ise, yönetim kurulu üyelerini hevesli tutmak için neden ve nedenini not aldığınızdan emin olun. Eğer ilerleme beklenenden daha yavaş ise, neden olarak açık ve net olun. Bilgileri saklamayın. Kurul, çözümler sunmak için oradadır; Eğer sorunu açıklamıyorsanız, çözümleri bulmak daha zordur.

Açıklamalarınızda özlü olun. Bir cümleyle bir şey söyleyebilirseniz, paragrafın tamamını yazmaya gerek yoktur. Dış çalışmalara, haberlere veya önceki raporlara atıfta bulunuyorsanız, referansı not edin ve içeriği özetleyin. Ardından, daha fazla bilgi isteyen varsa referans verilen materyali hazır bulundurun. Bu, yönetim kurulu üyeleri ek bilgi isterse, herhangi bir bilgiyi ihmal etmeden, raporun kısa olmasını sağlar.

Tarafların Sorumlulukları

Komite yöneticileri veya yöneticileri yönetmek rapor oluşturmaktan sorumlu olsa da, hem yönetim kurulu hem de yöneticiler birlikte çalışmalıdır. Kurul, bilinçli kararlar vermek için gereken bilgiler olmadan raporlar alıyorsa, kurulun yöneticilerin izlemesi için bir pano rapor şablonu geliştirmesi gerekir. Kuruluşun raporlarını standartlaştırarak, bilgi akışıyla ilgili olarak herkes aynı sayfadadır.

Bu prosedür bilgiyi işlemeye yardımcı olur. Tüm raporlar aynı şekilde biçimlendirildiğinde, yönetim kurulu her raporda ne olacağını biliyor. Ayrıca, her raporda yönetim kurulu belirli soruları ve gerekli bilgileri belirlediğinde, bu rapor yazma yöneticilerinden kaynaklanan tahmin çalışmasını ortadan kaldırır. Herkes doğru verileri izlemeye başlar ve daha sonra kuruluşun bilgileri daha hızlı işlemesine ve kararları daha güvenle almasına yardımcı olacak şekilde raporlar.