Fatura Nasıl Biçimlendirilir

Küçük işletme sahibi olarak geçim kaynağınız, müşterilerinizin zamanında size ödeme yapmalarını sağlar. Büyük şirketlerle veya hatta alacak hesabındaki katı işlemlere sahip küçük şirketlerle uğraşırsanız, düzgün biçimde biçimlendirilmiş bir fatura iletmek, zamanında ödeme alma veya şirketin ödemeleri düzenlemesini ve onaylamasını beklemedeki fark olabilir. Ek olarak, uygun şekilde biçimlendirilmiş bir fatura, muhasebe ekibinizin ödemeleri izlemesine ve anlaşmazlıkları çözmenize yardımcı olabilir. Kelime işlem veya elektronik tablo uygulamasında bir fatura şablonu hazırlamak kolaydır; profesyonelce biçimlendirmek için zaman ayırın.

1.

Temel fatura bilgileri faturanın en üstünde belirtilmelidir. Faturanın tarihini, satışla ilgili tüm ödeme koşullarını ve gönderim ayrıntılarını ekleyin. Müşterinin satınalma siparişi numarası veya diğer referanslar gibi ek bilgiler için bir referans alanı belirtin.

2.

Faturayı numaralandır. Her faturanın benzersiz bir şekilde numaralandırılması gerekir, böylece kitaplarınızda ayrı ayrı takip edilebilir. İşletmeler faturalarını numaralandırmak için pek çok program kullanırken, birçoğu faturanın yaratıldığı yılı ve müşterileri tanımlamak için önekleri kullanır. Bu numaralandırma sistemini kullanan bir faturalandırma sisteminde, 12-004-1994, 2012'de gönderilen ve 004 numaralı müşteriye gönderilen bir faturayı göstererek o yıl gönderilen 1, 994.

3.

İşletme adınızı, adresinizi ve telefon numaranızı faturanın en üstüne bir "Remit to:" alanına ekleyin. Bu bilgiler sıklıkla faturalardaki sağ kenar boşluğu ile hizalanır.

4.

Müşterinin adını faturaya bir "Faturalandır:" alanına ekleyin. Bu, işletme adı, yer ve telefon numarası ve eğer varsa, malları satın alan müşterinin temsilcisinin adı da dahil olmak üzere mümkün olduğunca spesifik olmalıdır. Bazı şirketler, her temsilciden, ödemelerini yapmadan önce faturalarını sertifikalandırmasını ister, bu nedenle bir çalışana referans vermemek ödemeyi geciktirebilir. Bu bilgi genellikle sol kenar boşluğuyla aynı hizada olmak üzere üst kısımda bulunur.

5.

Tüm satın alımların ayrıntılı bir listesini yapın; Bu, faturanın büyük bölümünü oluşturur. Yer kazanmak için, her bir öğeyi, fiyatını ve ayrı ayrı sütunlarda satılan toplam öğelerin sayısını listeleyebilir ve öğenin toplamı ile bitebilirsiniz.

6.

Faturadaki satışları özetlemek için tüm satır öğesi toplamları. Satın alınan malların toplamından sonra fatura bedelinde nakliye ücretleri veya finans ücretleri gibi ek masrafları listeleyin. Her masrafı bir açıklama ile listeleyin.

7.

Faturanın dibinde genel toplamı sağlayın. Bu, müşterinin faturada verilen tüm hizmetler için size ödeme yapmasını beklediğiniz şeyi yansıtmalıdır. Son ödeme tarihini ve çek veya havale gibi kabul ettiğiniz ödeme şekillerini ekleyin.