Fatura Hatalarını Nasıl Onarırım

Fatura hataları oluşuyor ve çoğu müşteri, çok karmaşık olmadığı ve çok sık meydana gelmediği sürece bu hataları düzeltme sürecini anlıyor. Müşterileri elektronik ortamda mı yoksa kağıda mı faturalandırsanız da fatura hatalarını hızlı bir şekilde düzeltmeli ve değişiklikler ve varsa nedenleri ile ilgili net bir şekilde iletişim kurmalısınız. Benzer şekilde, bir satıcıdan şirketinize verilen faturada bir hatayı düzeltmesini isteyince, yorumlarınızı belirli bir hatayı gidermeye yönlendirirken net ve profesyonel olun.

Elektronik Hatalar

Faturayı müşteriye göndermeden önce bir elektronik fatura hatası yakaladığınızda, sorunu kendi sisteminizde kolayca düzeltebilir ve daha sonra müşteriyi bilmeden başka bir fatura yazdırabilir ve düzenleyebilirsiniz. Çoğu faturalandırma sistemi, değişiklik yapıldığına dair nihai faturaya bile gösterilmeden düzeltmeye bağlı olarak bakiyeleri ve tutarları ayarlayacaktır. Faturayı daha önce yayınladıysanız ancak müşteri ödeme yapmadıysa, arkadaşça bir e-posta gönderin veya hatayı açıklayan kibar bir telefon görüşmesi yapın ve ardından yeni bir fatura düzenleyin. Müşteri zaten ödeme yaptıysa, gelecekteki bir faturada düzeltme düzeltmesi yapın veya hatayı düzeltmek için başka bir fatura veya kredi düzenleyin.

El Yazısı Fatura Hataları

Yanlış numarayı girip doğru miktarda yazarak, el yazısıyla yazılmış bir faturadaki bir hatayı düzeltebilirsiniz. Ancak, faturanız daha profesyonel görünecektir - el yazısıyla yazılmış olsa bile - yeni bir faturayla başlarsanız. Sıralanan boşluğu belgelemek için faturalarınız numaralandırılmışsa, geçersiz faturanın bir kopyasını saklayın. Müşteriye vermiş olduğunuz el yazısı faturasındaki bir hatayı düzeltmek için, düzeltilmiş bir sürüm yazın, düzeltmeyi açıklayan bir notla postalayın ve hem yanlış hem de düzeltilmiş faturaların kopyalarını saklayın.

Tekrarlanan Fatura Hataları

Hatalı ekleme veya yanlış fiyatlar gibi tekrarlayan fatura hatalarını yapan bir işletmede, büyük olasılıkla hataların ardında sistemik sorunlar vardır. Fiyat bilgilerinin düzenli olarak güncellenmemesi gibi tekrar eden hataların kaynağını belirleyin ve bunu sistematik bir düzeyde ele alın. Örneğin, faturalarınız bir dava fiyatını listelemeleri gerektiğinde tek bir öğenin fiyatını art arda sıralarsa, iki seçenek arasındaki farkı netleştirmek için öğe listesini inceleyin.

Satıcılardan Fatura Hataları

Bir satıcının size sağladığı faturada bir hata bulduğunuzda, faturanızdaki veya ödeme saplamanızdaki tutarı düzeltin ve ödemenizi yaparken düzeltmenin belgelerini sağlayın. Genellikle, hatalar açıktır ve paketleme fişine aykırı olan bir fiyat ya da miktar gibi az bir açıklamaya veya açıklamaya gerek yoktur. Hata büyük bir miktar içerdiğinde veya ek açıklama gerektirdiğinde, sorunu çözmek için şirketin muhasebecisini arayın veya e-postayla gönderin.