Adım Adım Faks Gönderme

E-posta, coğrafi konumlarından bağımsız olarak müşterilerle ve ortaklarla hızlı ve verimli iletişimi kolaylaştırarak iş verimliliğini artırsa da, işle ilgili bazı işlemlerde yasal gereklilikleri yerine getirmek için orijinal belgeler veya fakslar bulunur. Bir e-posta eki kanunları yerine getirmediğinde, yanıt bir faks makinesi veya bilgisayar olabilir.

Faks makinesi

1.

İletiminiz için bir faks kapak sayfası oluşturun. Çoğu şirket, şirket logosu ile standart bir kapak sayfasına ve kapak sayfası da dahil olmak üzere iletilecek sayfa sayısı için alana sahiptir. Aktarım problemi olması durumunda gönderen iletişim bilgilerini ve belgenin doğru kişiye ulaştırılabilmesi için alıcı bilgilerini ekleyin.

2.

Sayfaları önce kapak sayfası iletilecek şekilde tepsiye yerleştirin. Çoğu faks makinesinde iletilecek belgeyi almak için bir giriş tepsisi veya yuvası vardır. Belgeyi genellikle makinede veya tepside bulunan talimatlara göre yönlendirdiğinizden emin olun. Yanlış tarafı aşağıya yerleştirirseniz, boş bir sayfa iletirsiniz.

3.

Faks makinesinin tuş takımındaki hedef faks makinesinin telefon numarasını girin. İşletmenizin telefon sistemi, dış hat almak için bir numara girmenizi gerektirebilir, bu nedenle telefon görüşmeleri için iç prosedürlerinizi uyguladığınızdan emin olun.

4.

İletimi başlatmak için “Başlat” veya “Gönder” düğmesine basın. Faks makinesi dokümanı tarar, hedef numarayı çevirir ve dokümanı iletir. Tamamlandığında, “Tamam” veya “İletim Başarısız” mesajı ile bir iletim durumu sayfası yazdırır. İkincisi ise, işlemi tekrarlayın.

Bilgisayar ve tarayıcı

1.

İletmek istediğiniz belgeyi bir kelime işlemci belgesine veya bir görüntüleme belgesine tarayın. Ayarlar, tarayıcınıza göre değişir, ancak inç başına en az 300 nokta veya dpi olmalıdır. Mevcut belge türleri “Görüntü”, “Metin”, “Renkli” veya “Siyah Beyaz” olabilir.

2.

“Dosya” yı ve ardından “Yazdır” ı tıklayın. Faks yazılımınız yüklüyse, seçeneklerden biri olarak "Faks Yazıcısı" nı görmelisiniz. Bu seçeneği görmüyorsanız, faks makinesinin yazılımını bilgisayarınıza yükleyin. Faks bilgileri iletişim işlemini başlatmak için “Faks Yazıcısı” nı seçin ve “Tamam” ı tıklayın.

3.

İletişim kutularına bilgi girin. Bu, gönderen ve alıcı bilgilerinin yanı sıra, alıcının faks makinesinin telefon numarasını da içerir. Bu bilgilerin tümünü içerecek bir kapak sayfası gönderme seçeneğiniz olabilir. Faks işlemini başlatmak ve faks izleme penceresini açmak için son iletişim kutusundaki “Tamam” veya “Bitti” ye tıklayın. Bilgisayarınızın sesi açıksa, arama işleminin başladığını duyarsınız ve faks gönderildiğinde, faks monitörü penceresinde bir onay alırsınız.

Gerekenler

• Faks makinesi veya tarayıcı eklenmiş bilgisayar