İşletmeler İçin E-posta Nasıl E-postayla Gönderilir

Bazı yeni işletme sahipleri, bir arkadaşınıza veya ailenize yapılan kişisel e-postalarla aynı şekilde ticari e-posta işleme hatası yapar. Aslında, e-posta kurallarına ve kurallarına uymanız önemlidir; böylece kişileriniz sizi ciddiye alır. Elektronik postanızı yazma biçiminizle gurur duyduğunuzda, resmi iş mektupları oluşturduğunuz gibi, müşterilerinize de profesyonelliğinizin (potansiyel ve güncel) güvencesini vereceksiniz.

1.

Alıcınızla özel olarak ilgilenen bir konu girin. Geçmişte bu kişiyle e-posta yoluyla bağlantı kurmadıysanız, konu satırını boş bırakırsanız ya da şifreli ya da ticari bir mesaj eklerseniz, spam için hata yapabilir. Örneğin, yalnızca "Merhaba" demek yerine, "Reklam Kampanya Sonuçlarınızla İlgili Takip" bölümüne yazın.

2.

İşletme e-postanızı standart bir işletme mektubu gibi biçimlendirin, yalnızca gövdeyi hemen yazmaya başlayın; alıcının adını ve adresini en üste girmenize gerek yok. Okuyucuyu basit bir "Merhaba" ve alıcının isminin resmi değil ise adının, soyadının resmi adıyla selamlayın. Paragrafları - ilk satırda girintisiz - değil - her paragrafı boş bir satırla ayırın.

3.

Okuyucunun hafızasını yenileyin veya e-postanın ilk satırında neden onunla iletişim kurduğunuzu açıklayın. Örneğin, bu kişiyle bir endüstri etkinliğinde tanıştınız ve yayınınızda reklam yayınladıysanız, ilk satırda söyleyin ve adınızı yazın. Bu kişiyle ilgili bir durum veya kimlik numaranız varsa, e-postanın en üstüne belirgin şekilde gönderin.

4.

Kelimelerin ve cümlelerin doğru bir şekilde bir araya getirildiğinden emin olmak için tüm e-posta metninizi heceleyerek kontrol edin. Kişinin adını e-posta adres defterinize eklediyseniz, doğru yazıldığından ve doğru büyük harfle yazıldığından emin olun. Alıcının "Kimden" satırında görünecek olan kendi adınızın da doğru yazıldığından emin olun.

5.

İş e-postalarınızı "Saygılar", "Saygılarımızla" veya hiç bir şekilde selamlama ile sonlandırın.

6.

Tüm işletme e-postalarınızı sonlandırmak için profesyonel bir imza oluşturun. Bu, bir iş mektubunun en üstünde bulacağınız başlığa benzer; diğer tarafın sizinle e-posta dışında nasıl iletişim kuracağını bilmesi gerekir. İmza, tam adınızı, pozisyonunuzu, adresinizi ve diğer iletişim bilgilerinizi içerir.

İpuçları

• Yazılı bir mektup olsaydı, tıpkı yazdığınız gibi e-posta mektubunuzda resmen konuşun.
• Yakın zamanda telefonla göndermek üzere konuştuğunuz sürece, bir iş kişisiyle ilk e-posta iletişiminize ekler eklemekten kaçının.
• Ana alıcı tanıdık olmadıkça ve doğrudan diğer alıcılarla çalışmadıkça, e-postaya başka alıcılar eklemek istiyorsanız "BCC" alanını kullanın.