İki Günlük Bir Toplantı İçin Kurul Tutanağı Nasıl Hazırlanır?

Kurul toplantılarının tutanakları her toplantının yasal bir kaydını tutar. Katılımcıları ve katkıda bulundukları şeyleri belirler, ayrıca her toplantıda verilen kararları listeler. İki günlük bir toplantı için yönetim kurulu tutanakları yazarken, her bir günün detayları önemli olabilir, bu yüzden her bir etkinliğin hangi günde gerçekleştiğini netleştirmek için onları organize edin.

Yönetim Kurulu Toplantı Gündemi

Her günün toplantısının odak noktalarını tanımlamak için gündeminizi yazın. Bir günden fazla süren planlanan yönetim kurulu toplantıları genellikle farklı konuları kapsar. İlk gün, denetim sonuçlarını, tartışma ve kararlar için ikinci gün ile birlikte sunabilir. Ertesi gün normal bir yönetim kurulu toplantısı, bir satın alma teklifi veya yeniden yapılanma planının sunumu ve tartışılmasıyla takip edilebilir. Toplantı gündeminiz, her gün için neyin planlandığını belirleyen ve tutanakların temelini oluşturan önemli bir belgedir. İki günlük bir program içeren kapsamlı bir gündem veya her gün için ayrı bir gündem üretmeyi seçebilirsiniz.

Tarih, Saat, Yer ve Katılımcılar

Tutanaklar, yönetim kurulu her toplandığında, toplantının tarihini, toplantının düzenlenme zamanını, bulunduğu yeri, katılanların adlarını ve kararlara oy vermek için gereken kararları kayıt eder. Tutanaklar yasal belgeler olduğundan, her bir faaliyetin ayrı bir tutanak belgesinde bildirilmesi gerekir.

Raporlar ve Eski İşletmeler

Toplantınızın her günü farklı raporlara ve eski işlere sahip olacak, ikinci gün ise önceki günün faaliyetlerini yansıtıyor. Bir önceki toplantının tutanakları, raporlardan ve eski işlerden önce daima onay için sunulur, bu nedenle ilk günün tutanakları, onaylanan, değiştirilen veya reddedilen ikinci günün dakikalarında belirtilmelidir. İlk toplantıda sunulan bir konuya devam etseler bile, raporları ve eski işletmeleri her gün için ayrı ayrı listeleyin. Tutanaklarınız, eski işletmeler yalnızca bir önceki günün tutanaklarının bir onayı olsa bile, ne olduğunu ve ne zaman gerçekleştiğini doğru olarak göstermelidir.

Yeni İş, Tartışma ve Kararlar

Yeni iş, önceki günden gelen bir raporun tartışılması veya tamamen yeni bir konu olabilir. Her gün için tüm konuları, tartışma noktalarını, tartışma katılımcılarını, hareketlerini ve oylarını ayrı tutanaklarınızda belgeleyin. Raporlar ve teklifler gibi destekleyici belgeleri sunuldukları gün için tutanağa ekleyin.

Gelecek Toplantı ve Erteleme

İlk günün toplantısının sonunda, ertesi günü ertelemek ve bir araya getirmek için bir hareket olmalıdır. Bu hareketi belgeleyin ve ilk günün dakikalarının sonunda oy verin. İkinci gün için yeni dakikalar başlatarak, önceki günden itibaren bir toplu taşıma toplantısı olduğunu gösterir. Kapanış hareketlerini ve oyları normalde olduğu gibi kullanın.