Ofis Malzemeleri Merkezileştirme

Birçok küçük işletme sahibi, ofis malzemelerini farklı alanlarda depolamanın zaman ve para kaybına neden olduğunu keşfetmektedir. Tedarikler hızlı bir şekilde dağınık hale gelebilir veya kaybolabilir, böylece tedarik envanter takibi sorunları ortaya çıkabilir. Yönetilen, merkezi bir ofis malzemeleri alanı, malzemelerin saklanması, konumlandırılması, dağıtılması, izlenmesi ve yeniden stoklanması sürecini basitleştirir. Ayrıca, bir ofisteki herkesin ofis malzemelerine açık erişimi olduğunda, sıklıkla çalışanların sarf malzemelerinin çalınmasının önlenmesine yardımcı olur.

1.

Sarf malzemelerinizin envanterini alın. Tüm sarf malzemelerini sayın, bunları “Masaüstü Sarf Malzemeleri” veya “Yazıcı Sarf Malzemeleri” gibi kategorilere ayırın ve sarf malzemelerinin türünü özetleyen bir elektronik tablo oluşturun.

2.

Boş bir oda veya kilitli bir malzeme dolabı gibi malzemeleri ofisteki açık bir alana koymak için bir nokta seçin.

3.

Malzemeler için merkezi alanı hazırlayın. Boş bir oda seçtiyseniz, kapı ve çekmece tarzı saklama dolapları, kitaplıklar ve raflar takın. Açık bir alan seçtiyseniz, tüm sarf malzemelerini tutacak kadar büyük, kilitli bir kapı tarzı dolap takın.

4.

Sarf malzemelerini alana göre düzenleyerek ve alanı en iyi duruma getirecek şekilde aktarın. Örneğin, kalemler, kalemler, ataçlar, zımbalar ve bantlar gibi gevşek masa malzemelerini şeffaf, etiketli kutulara makara çekmecelerinde veya daha hızlı tanımlama için karton kutular yerine orta raflara yerleştirin. Daha iyi erişim için büyük veya ağır kutuları alt raflara veya yere yerleştirin.

5.

Sarf malzemelerini aktarmayı tamamladığınızda depolama alanını kilitleyin.

6.

Çalışanların nasıl malzeme isteğinde bulunmaları gerektiğini açıklayan bir politika oluşturun. Örneğin, çalışanlardan taleplerini size e-posta ile göndermelerini isteyebilirsiniz.

7.

Yeni sarf malzemeleri istek politikasını çalışanlarınıza e-posta ile gönderin ve ortak alanlarda gönderin.

8.

Yeni politikayı gözden geçirmek için çalışanlarınızla bir toplantı planlayın. İşletmenizin yönetim kadrosu varsa, politikayı gözden geçirmek için yöneticilerle görüşün ve ardından politikayı görüşmek ve herhangi bir soruyu ele almak için diğer çalışanlarla görüşmelerini isteyin.

Gerekenler

• dolaplar
• Kitaplıklar
• raf
• Şeffaf plastik bidon
• Etiketler

İpuçları

• Çalışanların malzeme çalmadığını doğrulamak için depodaki malzeme sayısını dosyadaki envanterle eşleştirmek için periyodik olarak bir malzeme envanter kontrolü yapın.
• İşletmenizde, sarf malzemeleri alanını yönetmek için ikisini atamak için yeterli sayıda çalışanınız varsa, merkezi bir sarf malzemesi alanı oluşturma ve yönetme ile ilgili tüm görevleri yerine getirmeleri için onları görevlendirin.
• Bir yıl veya daha uzun süredir kullanmadığınız eski ofis malzemeleriniz varsa, onları bir okula veya yardım kurumuna bağışlayarak depolama alanını almamalarını sağlayın.