Devlet Müteahhitleri İçin Federal Zaman İşleyiş Politikaları

Hükümetle sözleşme yapılması, normal olarak ticari piyasada bulunmayan gereklilikleri getirir. Devlet yüklenicileri, federal satın alma sürecine hak kazanmak ve statülerini korumak için ek düzenlemelere ve prosedürlere uymak zorundadır. Federal zaman tutma politikaları, Federal Edinme Yönetmeliği ve Savunma Sözleşmesi Denetim Ajansı şartlarında yer almaktadır. Bir devlet sözleşmesinde işgücü kullanımını takip eden manuel ve elektronik sistemlere değiniyorlar, çünkü tek en büyük maliyet sürücüsü ve projenin toplam maliyeti üzerinde doğrudan bir etkisi var.

Manuel Zaman İşleyişi

Artan elektronik sistemlerin kullanımına rağmen, federal hükümetin zaman tutma kriterleri hala büyük ölçüde manüel uygulamalara dayanıyor. Federal hükümet, sözleşme gereği, mürekkeple iş üzerinde saatli zamanı şahsen kaydeden çalışanlar gibi kabul edilebilir manuel zaman tutma uygulamalarını benimsemelerini gerektirir. Süpervizörler ve yöneticiler, bir çalışanın hasta olması veya görev için seyahat etmesi gibi iyi gerekçeler olmadıkça, herhangi bir çalışanın adına ilişkin zaman çizelgelerini tamamlayamaz. Çalışan, zaman çizelgesinin doğru bir şekilde doldurulmasından sorumludur. Denetim otoritesi daha sonra dokümanın ödemeye sunulmasından önce bilgileri imzalamalı ve onaylamalıdır.

Elektronik sistemler

Devlet ihalesi tekliflerine hak kazanmak isteyen şirketlerin, özellikle elektronik zaman tutma sistemlerini kullanırken, yeterli iç kontrol politikaları göstermeleri gerekmektedir. Çalışanlar, zaman çizelgelerine güvenli parola korumaları kullanarak erişmeli ve onaylanmamış değişiklik yapılamayacak şekilde zaman çizelgelerini kişisel olarak kontrol etmelidir. Daha sonra, ücretli olsun veya olmasın, çalıştıkları tüm saatlerin günlük girişlerini yapmaları gerekir ancak çalışmadan önce emek için girişler veya ücret talep etmemeleri gerekir. Denetim süreçleri sırasında, DCAA genellikle sisteme erişen kişileri ve bu erişim nedenlerini doğrulamak için sistem kayıtlarını incelemek isteyecektir. Bir hata varsa, denetim nasıl yapıldığını belirlemeye çalışacaktır.

Yazılı Politikalar

Devlet müteahhitlerinin, şirketin uygulamalarını ve federal hükümet şartlarına uygunluğunu gösteren kapsamlı yazılı zaman tutma politikalarına sahip olmaları gerekir. Şirket, zaman çizelgelerinin hazırlanmasına ilişkin yazılı politikalara sahip olmalı ve çalışanların kullanımları hakkında nasıl eğitildiğini belgelemelidir. Şirketler, çalışanların belirli bir devlet sözleşmesi için faturalandırılma süresini belirlemek için kullandıkları ve projedeki toplam işgücü maliyetini hesaplamanın temelini oluşturan zaman ücreti kodlarıyla ilgili yazılı politikalara sahip olmalıdır. Şirket, federal zaman işleyişi gerekliliklerine uyumu izlemek için periyodik denetim veya zemin kontrolleri kanıtı oluşturabilecek durumda olmalıdır.

Yapılmaması

Federal zaman tutma politika ve şartlarını yerine getirmeyen ve daha sonra öngörülen standartların altında kalan firmalar devlet müteahhitlerine katılmaktan diskalifiye edilir. Sahtecilik zaman çizelgeleri Sahte Alacaklar Yasası uyarınca suç olarak kabul edilir. Bunu yapan çalışanlar, şirket devlet ihalelerinden mahrum kalırken cezai takibattan sorumludur. Ayrıca, hileli işçilik ücretlendirme sistemleri ile uğraşan devlet müteahhitleri de kendilerini cezai sorumluluk ve kovuşturmaya açmaktadır. Ayrıca, tüm hileli partiler, cezanın para cezaları, hapis cezası ve federal hükümetin hileli ödemelerde aldığı zararın üç katına kadar olan cezalar olduğu Kanun uyarınca hukuki işlemlere tabi tutulur.