Başarılı Süreç İyileştirme Faktörleri

Başarılı süreç iyileştirme faktörleri şirkete ve süreç türüne göre değişir. Bir şirket müşteri şikayetlerini azaltma konusunda endişe duyurken, bir başkasının üretimi arttırması veya israfı ve işleri düzeltmesi gerekebilir. Sonuçtan bağımsız olarak, tüm başarılı süreç iyileştirme girişimleri bazı ortak unsurları paylaşır.

Yönetim Kurulu

Bir süreç iyileştirme projesi bir kuruluşun en üst seviyesinden liderlik ve destek gerektirir. CEO veya yönetici ekip üyeleri iyileştirme uygulama ekiplerine katılamayabilirken, iyileştirme sürecinin çeşitli bölümlerinde çalışanlara amigolar ve mentorlar olarak hizmet ederler. Ayrıca mali kaynakları ve personel mevcudiyetini de kontrol ederler. Süreci en üste çekerek, süreci öncelik haline getirerek, ekipleri teşvik ederek ve takdir göstererek taahhütlerini gösterebilirler.

Konu Mesleği Uzmanları (KOBİ'ler)

Yönetimin bağlılık göstermesi gerekmekle birlikte, yönetimin konu uzmanlarından (denetçiler ve işi gerçekten yapan çalışanlar) girdi olmadan kapalı kapı toplantılarında iyileştirmeler yapmaya çalışırsa, başarısızlığa mahkum edilir. Başarılı süreç iyileştirme ekipleri, sürece en yakın çalışanlardan oluşur. Yöneticiler süreç hakkında bilgi sahibi olsalar da, bir üretim hattında çalışma veya müşteri şikayetlerini çözme konusunda günlük, ilk elden deneyime sahip olmayabilirler. Ekip, sürece etki eden veya sürece katkıda bulunan farklı vardiya veya bölümlerden çalışanları içermelidir.

Zaman ve Kaynaklar

Süreç iyileştirme girişimleri zamandan ve kaynaklardan günlük faaliyetlerden uzaklaşıyor. Ekip üyelerinin düzenli iş sorumluluklarını süreç ekip görevleriyle yerine getirmeleri gerekir. Bu, fazladan çalışmak zorunda kalan stres, yanlış anlamalar ve mutsuz iş arkadaşlarına neden olabilir. Yöneticilerin, ekip üyelerinin iyileştirme görevlerini işleme koymalarına izin vermek için çalışma programlarını değiştirmeleri gerekebilir. Bu, iş arkadaşlarına bazı sorumluluklar vermeyi veya geçici çalışanları işe almayı içerebilir. Ekipler ayrıca veri toplamak ve analiz etmek ve süreç iyileştirmeyi ölçmek için ek yazılımlara, bilgisayarlara veya diğer kaynaklara ve donanıma ihtiyaç duyabilirler.

Hedefler ve Ölçümler

Net hedefler ve ölçümler olmadan, bir projenin gerçekten başarılı olup olmadığını bilmek zordur. Bir hedef belirli olmalı. Müşteri şikayetlerini azaltmak değerli bir hedeftir, ancak kabul edilebilir bir başarı ölçütü değişebilir. Yönetim ekibi yüzde 100 müşteri memnuniyeti oranı talep edebilirken, müşteri hizmetleri temsilcileri yüzde 95'lik hedefin gerçekçi olduğunu düşünüyor. Müşteriler, çalışanlar ve yönetimin tek bir proje için ayrı hedefleri olabilir. Süreç iyileştirme başarısını ve ölçüm standartlarını gösteren hedefler bir projeyi yolunda tutar ve ekip üyelerinin yol boyunca ayarlamalar yapmasına yardımcı olur.