Çalışan Dosyaları Kontrol Listesi

İnsan kaynakları departmanının en önemli fonksiyonlarından biri istihdam dosyaları, sosyal haklar ve güvenlik yönetimi dosyaları, eğitim ve gelişim kayıtları da dahil olmak üzere kayıt tutmaktır. Çalışan dosyası, her istihdam eyleminin bir kaydını içerir. İstihdam dosyaları - genellikle personel dosyaları olarak adlandırılır), dosyaların doğru, eksiksiz ve güncel olmasını sağlamak için kesin ve kesin önlemler gerektirir. Birçok kuruluşta iki tür iş dosyası vardır. İnsan kaynakları departmanı her çalışan için bir dosya tutmaktadır. Bölüm ayrıca “süpervizör” veya “bölüm” dosyası olarak adlandırılanları da korur. Bu dosya genellikle çalışanın katılımı, performansı ve acil durum ile ilgili bilgileri içerir.

Çalışan Dosya Saklama

İnsan kaynakları dosyası, insan kaynakları departmanındaki sadece belirli kişilere verilen erişim ile gizlidir. İnsan kaynakları eğitiminin kritik bir unsuru, çalışan dosyalarının gizliliği ve herhangi bir gizliliğin ihlali sonucudur. ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonuna göre, çalışanların işten çıkarma tarihinden sonra bir yıl süreyle saklanması gerekiyor. Ayrıca, Ücretler, liyakat artışları, promosyonlar ve ilgili istihdam eylemleriyle ilgili çalışan kayıtları, Adil Çalışma Standartları Yasası ve İstihdam Yasasında Yaş Ayrımı Yasası uyarınca üç yıla kadar tutulmalıdır. İstihdam kayıtlarının tutulmasına ilişkin her zaman eyalet yönetmeliklerinizi kontrol edin. Örneğin, tutmaya ilişkin Teksas yasası, çalışanların sahtekarlığı veya gizliliğin ihlali ile ilgili konularda dört yıldır.

İK Departmanı Çalışanları Dosya İçeriği

Bir çalışan dosyasına giren ilk belgeler istihdam başvurusu ve seçim süreci ile ilgili notlar ve görüşmelerdir. Aday iş teklifi kabul ettikten sonra, ABD'de çalışmaya uygun olduğunu kanıtlamalıdır. Çalışanın koşullarına bağlı olarak, bu belgede bir doğum belgesi, Sosyal Güvenlik kartı, ehliyet, pasaport veya iş vizesi belgesi gibi belgeleri içeren bir kimlik belgesi bulunabilir. ABD Vatandaşlık ve Göçmenlik Servisi.

Arka plan incelemesi ve şirket açıklamaları ve gizliliğine ilişkin imzalanmış sözleşmeler ile ilgili belgeler iş dosyasında bulunur. El kitabının alınması için imzalanan onay aynı zamanda çalışanın dosyasının bir parçasıdır.

İstihdam dosyası ayrıca aşağıdakileri de içermelidir: disiplin işlemleri, övgüler, performans değerlendirmeleri, maaş artışları, ikramiyeler, katılım, terfi, ibadet, transferler ve acil durum iletişim bilgileri ile ilgili belgeler.

HIPAA Korumalı Çalışan Dosyaları

Ayrı bir çalışan dosyasına yalnızca insan kaynakları departmanındaki belirlenmiş kişiler erişebilir olmalıdır. Bu ayrı dosya tıbbi muayeneler, sağlık sigortası seçimleri, sakatlık beyanları ve işçi tazminatı konuları ile ilgili tüm bilgileri içerir. Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) uyarınca, tüm tıbbi dokümantasyonun faydalar bölümünde saklanması zorunludur. Genel olarak, bu gizli kayıtlardan sorumlu HIPAA görevlisi olarak sertifikalandırılmış bir fayda yöneticisidir.