Etkili Sözleşme Yönetimine Sekiz Adım

Sözleşme yönetimi, tedarikçiler, müşteriler, ortaklar ve çalışanlarla yapılan anlaşmaların denetlenmesini içerir. Etkili gözetim kritik önem taşır çünkü satışlar kaybedilebilir ve kötü sözleşme yönetiminden yasal cezalar alınabilir. Sözleşmeleri nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi öğrenin ve küçük işletmenizin satın alma süreci önemli ölçüde iyileştirilebilir.

Oryantasyon

Sözleşme yönetimi işini yapan bölüm ve sözleşme yönetimi sürecinden etkilenenler ile toplantı yapılmalıdır. Toplantıda, sözleşme yönetiminin nedeni, programın üst yönetim tarafından tamamen onaylandığı gerçeğiyle birlikte açıklanmalıdır. Mümkün olan durumlarda, üst yönetimin bir üyesinin toplantıya liderlik etmesi gerekir.

Plan

Bir organizasyondaki tüm etkilenen bölümlerin sözleşmeleri yönetmek için uygun maliyetli bir yaklaşım sunmaya odaklanmasını sağlayan bir sözleşme yönetim sistemi uygulamak için kapsamlı bir plan geliştirilmelidir.

personel

Organizasyondaki bir kişiye sözleşme yönetimi sorumluluğu verilmelidir. Bu genellikle satın alma yöneticisidir. Bir sistemin doğru ve zamanında ve bütçede uygulandığını görmekten sorumlu olan bir kişi tarafından sözleşme yönetim sisteminin uygulanması için bir proje planı geliştirilmelidir. Planda, görevden ve hedeflenen tamamlanma tarihinden sorumlu olan, yerine getirilmesi gereken görevler belirlenmelidir.

süreç

Bir sözleşme yönetimi sürecinin belgelenmesi, şirketteki herkesin sözleşmeleri aynı şekilde ele almasını sağlar. Bir iş akışı, iş akışındaki her adımı tamamlamaktan hangi kişi veya departmanın sorumlu olduğunu ve iş akışı istisnalarının nasıl ele alındığını belirleyin.

Eğitim

Sözleşme yönetiminden sorumlu departman üyeleri, şirketin sözleşme yönetimi sürecinde, kullanılan terimler ve işleve ilişkin kılavuzlar konusunda eğitilmelidir.

Standartlar

Sözleşme yönetimi standartlarını geliştirmek. Bu standartlar, bir sözleşmenin başlangıç ​​ve bitiş tarihi için doğru belgelerin muhafaza edilmesini ve tam sözleşme eklerinin tutulmasını, sözleşmedeki düzenlemelerde bir servis sözleşmesinin yenilenmesi gibi herhangi bir değişikliğe dikkat edilmesini içermelidir.

Ölçüm

Bir organizasyon içindeki sözleşme yönetimi fonksiyonunun etkinliğini ölçmek ve değerlendirmek için ölçütler oluşturun. Bu tür ölçütler, sözleşmenin hazırlanmasındaki doğruluğu ve gerektiğinde sözleşmeleri alma ve referans alma zamanını içerir.

denetleme

Sözleşme yönetimi işlevi, referans için bir denetim kontrol listesi kullanılarak periyodik olarak denetlenmelidir. Kontrol listesi neyin denetleneceğini ve özellikle neyin denetleneceğini ve sözleşme denetim standartlarına uygun beklenen sonuçlarla neyin kontrol edileceğini belirtmelidir.