Tarama İçin Belge Hazırlama

Belge tarama, biriken belgelerinizi bilgisayar tarafından aranabilir bir veritabanına dönüştürmenize olanak tanır. Sözleşmeler gibi şeylerin taranmasının kayıtların belge depolama maliyetlerini azaltmanıza olanak sağladığını veya Web’de veya müşterilerinizin satın almaları için taranan belgeler sunabileceğini öğrenebilirsiniz. Bir belgeyi taramaya hazırlamak, biraz planlama ve öngörme gerektirir.

Ne Taramalı

İlk hazırlık şartı neyin taranacağını ve hangi amaçlarla seçileceğini seçmektir. Yasal gereklilikler olabilir; örneğin, okul bölgeleri ya da ceza mahkemesi sistemi ile ilgilenen psikiyatristlerin, hasta değerlendirmelerini belirli tanımlayıcı bilgilerin kaldırılmasıyla taraması gerekebilir. Yasal belgeler, imza sayfalarının veya belgelerinin belgeye eşlik eden kapak sayfaları olarak taranmasını gerektirebilir.

Mekanik Gereksinimler

İki geniş tarayıcı kategorisi vardır: düz yataklı tarayıcılar (ciltli kitapları taramak için uygundur, büyük sanat eserleri veya planları) ve yaprak beslemeli tarayıcılar. Yaprak beslemeli tarayıcılar bir kerede yalnızca bir sayfanın bir tarafını tarayabilir; ihtiyaç duyulan tek şey budur. Ciltlenmemiş bir kitabın sayfalarını taramak için, sayfa beslemeli tarayıcıların çift taraflı yazdırması gerekir - sayfanın bir tarafını tara, çevir ve diğer tarafını tara. Yaprak beslemeli bir tarayıcı yüklerken, tüm sayfaları baştan aşağı inceleyin, baş aşağı sayfalar ve sayfalar mekanizma beslenirken çıkabilecek zımbalar, bantlar veya yapışkan notlar gibi şeyler arayın.

Fiziksel Hazırlık

Taramanın yasal ve ticari sebepleri bilindikten sonra, bir sonraki şart fiziksel hazırlıktır. Fiziksel preparatın türü, kullanılan tarayıcıya bağlı olacaktır ve çok basit olanlardan - yaprak beslemeli bir tarayıcıya beslemeden önce gevşek sayfalardaki zımbaları çıkarmak - karmaşık bir yapıya - bir çok küçük belgeyi arkaya yapıştırmak Tahliye kanamalarını azaltmak ve bunları düz yataklı bir tarayıcıda çalıştırmak için tahta. Belgeler bukleler veya kırışıklıklar olmadan düz şekilde basılmalıdır. Düz yataklı bir tarayıcıdaki metnin kontrastını artırmaya çalışıyorsanız, bir kağıt yastığın karton desteği gibi nötr gri bir destek koymak, taranmakta olan sayfanın arkasında bazen yardımcı olabilir.

OCR İşleme Gereksinimleri

Optik Karakter Tanıma, bir sözlükten sözcükleri denemek ve eşleştirmek için şekil tanımayı kullanır. OCR için belge hazırlığı, orijinal belgenin kontrastına odaklanarak başlar. Asit içeriğinden sararmış kağıt üzerinde eski belgeler için çalışabilecek bir püf noktası, ağır kağıt stoğunda yüksek kontrastlı bir fotokopi yapmaktır. Fiziksel ve mekanik tarafta, çoğu OCR taraması gevşek sayfalar içindir ve küçük bir açıyla taranan sayfalar hata oranını artırabileceğinden, belge besleyicide yukarı doğru kareleri yerleştirdiklerinden de önemlidir. OCR’niz ne kadar iyi olursa olsun, elde edilen taramayı okumak için zaman harcamak isteyeceksiniz ve bu gereken zamana göre bütçelenmelidir.