Belge Kontrol Prosedürleri

Belge kontrol prosedürleri şirket operasyonlarındaki çalışanların çalışmalarını yürütmek için doğru belgeleri kullanmalarını sağlar. Prosedürler kalite güvence sürecinin kilit bir bileşenidir. Dokümantasyondan sorumlu çalışanların, eski dokümanların en son sürümlerle değiştirildiğinden emin olmak için doküman hazırlama ve işlemeyi takip ederler. Bu prosedürler, şirketin hataları nasıl önleyebileceğini ve ürün ve hizmetlerinin kalitesini nasıl artıracağını belirleyebilmesi için belgeler oluşturan, değiştiren ve onaylayan çalışanların kayıtlarını içerir.

Oluşturma

Belge kontrol prosedürleri, belirli belgeleri oluşturmaktan kimin sorumlu olduğunu ve belge gönderenin bu belgeyi nasıl tanımlaması gerektiğini belirler. Belgeye, belirtilen formatta bir isim vermenin yanı sıra, sorumlu çalışan, kendisini gönderen kişi olarak tanımlamak için belgeyi imzalamalıdır. Belgenin imzalanması, çalışanın işi tamamladığını ve çalışmayı ne zaman tamamladığını gösteren tarihi içermesi gerektiğini belirtir.

gözden geçirmek

Kalite güvence ilkeleri, şirketlerin belgelerinin çoğunu doğruluk, özellikle teknik çizimler ve spesifikasyonlar için incelemelerini gerektirir. Belge kontrol prosedürleri, hangi belgelerin, kimin tarafından ve böyle bir incelemenin nasıl kaydedileceği tarafından incelenmelidir. Genellikle bir inceleme prosedürü, bir gözden geçirenin sahip olması gereken nitelikleri ve gözden geçirenin belgedeki gerekli değişiklikleri nasıl yaptığını belirtir. Değişikliklerin nasıl kaydedileceğini ve incelemenin başarılı bir incelemeyi tamamladığını belirtmek için nerede imzalaması gerektiğini detaylandırır.

Revizyon

Gözden geçirme sırasında yapılan değişikliklerin yanı sıra, belgelerdeki zorunlu değişiklikler genellikle projelerdeki veya işlemlerdeki değişikliklerden kaynaklanır. Belge kontrol prosedürleri, revizyonları kimin başlattığını ve kimin yürüteceğini belirler. Bir revizyon tamamlandığında, revize edilmiş doküman çalışanların belirli bir tarih itibariyle en son revizyon olarak tanımlamasını sağlayan bir tanım alır. Eski belge eski moda bir atama ve artık geçerli olmadığına dair bir işaret alır.

Değiştirme

Belge kontrol prosedürlerinin önemli bir kısmı, bir şirketin belgelerin en son sürümlerinin, belgelerin kullanıldığı konumlardaki eski sürümlerin yerini almasını nasıl sağladığını ayrıntılandırır. Prosedürler, genellikle revizyonların başlatıcısı olan dokümantasyonun yenilenmesinden kimin sorumlu olduğunu belirler. Öte yandan, prosedürler, kullanıcılara eski malzemelerin tanımlanması ve en son revizyonların nasıl kontrol edileceği konusunda dokümantasyon talimatı vermektedir.

Dış dokümanlar

İşletmeler sık ​​sık şirket dışından gelen belgeleri kullanmak zorundadır. Bu belgeler ilk geldiklerinde iç prosedürlere uymazlar. Belge kontrol prosedürleri, bu tür belgelerin şirket sistemine entegrasyonundan kimin sorumlu olduğunu belirler. Dış belgelerin nasıl tanımlanacağını, bir incelemenin gerekli olup olmadığını ve gerekirse revizyonlara nasıl devam edileceğini detaylandırır. Bir kez entegre edildiğinde, sorumlu çalışanlar ilgili harici belgelerin gerektiğinde mevcut olmasını sağlar.