Proje Görevini Bütçelemede Dezavantajları ve Avantajları

Bireysel proje görevlerini bütçelemek, işletmenizin maliyetlerini ayrıntılı bir şekilde yönetmenize olanak sağlar, ancak bu uygulama dezavantajları olmadan gelmez. Bütçeleme süreci zaman alır ve çalışanlarınızın işinizde neye değer verdiğinizi anlamalarını değiştirebilir. Diğer birçok yönetim aracı gibi, anahtar faydaların maliyetlerden ağır basıp basmadığını belirlemektir.

Maliyet kontrolü

Bütçeleme projesi görevlerinde en önemli yarar, bütçeyi oluştururken yöneticinin elde ettiği kontrol ve detayların artmasıdır. Bütçeyi genel bir proje düzeyinde yönetirken, yönetici çok farklı işler arasında ihtiyaç duyulan kaynaklardaki farklılıkları hesaba katamaz. Örneğin, bir danışmanlık sözleşmesini tamamlamak için bir proje bütçesi genel olarak 400 saatlik emek olabilir, ancak proje görevlerini tek tek bütçelemeksizin proje yöneticisi herhangi bir bütçe ortalamasının nedenini araştıramaz. Bunun yerine, yönetici sadece projenin bütçenin üzerinde olduğunu görüyor. Görevler ayrı ayrı bütçelendirildiğinde, projenin ters gittiği görülüyor.

Finansal Odaklanma

Görev bütçelemenin yalnızca doğrudan faydaları değil, dolaylı faydaları da vardır. Proje görevlerini bütçeleyerek, çalışanlar daha küçük artışlarla bütçeye daha sık maruz kalırlar. Bu, çalışanlara bütçelere bağlı kalmanın önemini sık sık hatırlatır. Bu örneği düşünün: Yılda sadece bir kere tartıyor olsaydık kilo kaybını yönetmenin ne kadar zor olduğunu bir düşünün. Proje görevlerini bütçelendirirken daha sık bütçe geribildirimi alabildiğimiz için, genellikle bütçe yönetimi daha kolay ve daha etkilidir.

Çalışan Değerleri

Çalışanları bütçeye odaklamak, mali sonuçları motive etmek için harikadır, ancak bu bazen çalışanların işlerinin diğer kısımlarını unutabilmelerine neden olabilir. Görev düzeyinde bütçelemenin sakıncalarından biri, çalışanların bütçeyi karşılamaya çok fazla odaklanmaları ve bunu müşteri hizmetleri veya hatta etik davranış pahasına yapmalarıdır. Bu, özellikle çalışan tazminatının bir primi karşılamaya veya bir bonusu aşmaya bağlı olması durumunda kaygı vericidir. Yöneticiler, çalışanlara iş için iyi olan davranışları için sadece bir yönünü değil, ödüllendirmelerini sağlamalıdır.

Yönetim Maliyeti

İş izleme veya yönetimindeki artış nadiren masrafsızdır. Görev düzeyinde bütçelemenin şirketiniz için maliyet etkin olmasını sağlamak önemlidir. İşletmenizin benzer pek çok projesi varsa, görev düzeyinde bir bütçe oluşturmak ve ardından başka projeler için biraz değişiklik yapmak faydalı olabilir. Ancak, şirketinizde çok farklı projeler varsa, farklı bütçelerin düzenlenmesi ve değiştirilmesi, sağladığı potansiyel fayda için çok fazla iş olabilir.