Bir Küçük İşletmelerin Çalışanları İçin Hangi Formlara Sahip Olması Gerekir?

İşletmelerin tüm çalışanları için belirli formlar sunmaları zorunludur. Bunlar, İç Gelir Servisi ve ABD göçmenlik bürosu tarafından zorunlu tutulan formları içerir: Bir İstihdam Uygunluğu Doğrulama formu veya Form I-9; W-2 Ücret ve Vergi Beyanı; ve bir federal Çalışanın Stopaj Ödeneği Sertifikası veya Form W-4. Devletler ayrıca çalışanların form doldurmalarını ister, ancak bu formlar eyaletten eyalete değişir.

I-9

ABD Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri ofisi, ülke genelinde çalışanların uygunluğunu izler. Bu federal kurum, her çalışan için İstihdam Uygunluk Doğrulaması Form I-9'un doldurulduğundan ve tüm çalışanların Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışma hakkının yasal olduğundan emin olmak için şirket kayıtlarını denetleme yetkisine sahiptir. Göçmenlik düzenlemeleri, işverenin işe alım tarihinden itibaren üç gün içinde uygunluğu doğrulamasını gerektirir. İşletmeler, işe alımdan sonra I-9 formlarını en az üç yıl saklamalıdır. Bir çalışan işyerinden ayrılırsa, şartlar ne olursa olsun, işletme sahibi I-9 formunu en az bir yıl saklamalıdır.

W-2

Her bir ücretli çalışan için, federal yönetmelikler bir W-2 Form Ücret ve Vergi Beyanı'nın yıllık olarak doldurulmasını ve Sosyal Güvenlik İdaresine gönderilmesini zorunlu tutmaktadır. İşletme sahipleri ayrıca her bir çalışana bireysel vergi amaçları için W-2'nin bir kopyasını sunmalıdır. Bu form önceki takvim yılı için ödenen ücret ve maaşları detaylandırır. 31 Ocak tarihine kadar çalışanlara ve elektronik ortamda yapılması halinde en geç 1 Nisan tarihine kadar Sosyal Güvenlik İdaresi'ne (SSA) gönderilmelidir. Bildiri formları Şubat ayının sonuna kadar SSA'ya gönderilmelidir.

B-4

Yeni bir çalışan alındığında, genellikle W-4 formu olarak bilinen bir Stopaj Ödeneği Sertifikası doldurması istenir. Bu form, işletmeye, çalışanların federal gelir vergisi amaçlı olarak talep etmeyi düşündüğü ödeneklerin sayısı ve dosyalama durumuna bağlı olarak, uygun miktarda vergiyi kesmek için gereken bilgileri sağlar. IRS kurallarına göre, stopaj ilk maaş ile başlamalıdır.

Devlet Gereksinimleri

IRS düzenlemeleri, işletmelerin istihdam vergi kayıtlarını en az dört yıl süreyle saklamasını gerektirir. Stopaja ilişkin devlet istihdamı vergi formları yargı yetkilerine göre değişmektedir. Yetki alanın yasalarına uymak için gereken uygun prosedürü ve formları öğrenmek için eyaletinizin gelir departmanına danışın.