Bir Dosya Ekliyorsanız Profesyonel Bir E-postada Ne Yazıyorsunuz?

Hızlı bir şekilde bilgi gönderme yeteneği profesyonel dünyada değerlidir. Bir mesajlaşma biçimi olarak, e-posta kısa mesajlar için en iyi sonucu verir. Ayrıca, normal e-posta iletisine dahil edilmesi zor olan bir ek veya bilgi ve biçimlendirme içeren ayrı bir dosya sağlama kapasitesine de sahiptir. Profesyonel bir e-posta, önemlerini belirtmek ve alıcılara dosyaların güvende olmalarını sağlamak için e-postayla birlikte gelen tüm ekleri onaylamalıdır.

Konu satırı

Profesyonel bir e-postadaki boş veya belirsiz bir konu satırı, alıcının önemli bir ek içerdiğini fark etmeden mesajı gözden kaçırmasına neden olabilir. Profesyonel bir e-posta için etkili bir konu satırı, e-postanın içeriğini yaklaşık 10 kelime veya daha kısa bir sürede tanımlar. Örneğin, çalışanlara yeni çalışma prosedürleri hakkında bir rehber gönderiyorsanız, konu satırı "Önemli: Yeni Çalışma Kılavuzu Ekli" ifadesini okuyabilir. Bu özellikle, kişiniz e-posta adresinizi bilmiyorsa ve gönderenin kimliğini sorgulamasına neden oluyorsa önemlidir.

özet

Bir ek içeren profesyonel bir e-postanın gövdesi, ekin içeriğini tanımlayan bir özet de içermelidir. Bu özet ayrıca, eki neden gönderdiğinizi açıklamalıdır; ekin tüm alt personelin yeni çalışma prosedürleriyle ilgili aynı sayfaya yerleştirilmesi gerektiğini belirtirseniz, bu eki açma ve dosyayı okuma şanslarını artırmalıdır. Ek yalnızca kısa bir not ise, dosyayı e-postayla özetlemek bir ek kullanmaktan daha kolay olabilir.

Eklenti Biçimi

Tüm alıcılar tarafından alınabilecek ve açılabilecek biçimlerde ekler gönderdiğinizden emin olun. Örneğin, ekli dosyanız bir DOCX dosyasıysa, yalnızca Microsoft Word 2007 tarafından açılabilir. Bu, özellikle gerekli yazılımı bulunmayan bir ev bilgisayarında açılabilecek profesyonel bir e-posta için önemlidir. E-postanıza, dosya ekini açmak için kullanılması gereken programın adını ekleyin.

Diğer Profesyonel E-posta İpuçları

E-posta yazarken, özellikle de profesyonel bir e-posta oluştururken Brevity çok önemlidir. E-postanızın ana gövdesini, ekli bir dosyanın özeti dahil dört veya beş paragrafın altında tutmaya çalışın. Yazım ve dilbilgisine dikkat her zaman önemli olsa da, profesyonel bir e-postada çok önemlidir. "Sevgili Efendim" veya "Kime Endişeli" gibi uygun bir selamlama kullandığınızdan emin olun. E-postanızı profesyonelden daha rahat gösterebilecek stilize fontlardan veya büyük fontlardan uzak durun.