Kurumsal Seyahat Bütçesi Nasıl Kurulur?

Şirketiniz büyüdükçe, sizin veya çalışanlarınızın şirket adına biraz seyahat etmek zorunda kalacağını göreceksiniz. Seyahat masrafları genellikle teknik olarak isteğe bağlı, ancak uzun vadeli başarı için esastır bir yatırım işlevi görür ve iyi bir yatırım iyi bir getiri sağlamalıdır. Bir seyahat bütçesi hazırlamak, şirketinizin kısa vadede ne kadar para ayırabileceklerini ve bu “yatırımların” giderlerini haklı çıkarmak için ne kadar getiri elde etmeleri gerektiğiyle ilgili yönergeleri tanımlamak anlamına gelir.

1.

Seyahat bütçesini ancak temel işletme giderlerinizi sağladıktan sonra belirleyin. Yalın zamanlarda, kurumsal seyahatten vazgeçebilirsiniz, ancak kira ve (bazı) bordro gibi masraflardan vazgeçemezsiniz. Bu masrafları önce gelir veya borç yoluyla ödemek zorundasınız. Bu kuralı ihlal etmek şirketiniz için varoluşsal bir tehdit teşkil eder ve somut, kısa vadeli bir getiri sağlamadıkça asla göz önünde bulundurmamalısınız.

2.

Seyahat masraflarını onaylamak için temel olarak kullanmak üzere resmi bir seyahat politikası belirleyin. Bu madalyonun bir tarafı maliyetlerin kendileri ile ilgilidir. Örneğin, resmi bir politika, harcırah başına yemek masrafları için sınırlar belirlemelidir. Madalyonun diğer tarafı onay sürecini içerir. Örneğin, genç çalışanlar seyahat için yetkili bir yönetici veya yönetici tarafından onay almak zorundadır.

3.

Şirketinize eklemelerini makul ölçüde beklediğiniz değere göre seyahat masraflarını şartlandırın. Belirli projeksiyonlar yapmak için bilinçli varsayımları kullanın. Açık bir örnek, olası bir alıcı ile zaman içinde önemli bir kazanç sağlayacak bir sözleşmeyi müzakere etmek üzere başka bir devlete uçmayı içerir - uçak bileti, yemek ve otel odasının maliyeti dışında. Daha az sezgisel bir örnek, sektörünüzdeki iş uygulamalarını optimize etme konulu bir konferansa katılmak için başka bir ülkeye uçmayı içerir. Tek başına herhangi bir kar ile sonuçlanmayacaktır, ancak bu daha iyi iş uygulamalarını uygulamak gelirinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Bu tür giderlerin getirisini tahmin etmekte bir miktar zorluk ve tahmin beklemelisiniz. Büyük risklerden kaçınarak muhafazakar bir şekilde başlayın.

4.

Şirketinizin onayladığı şirket gezilerinin maliyetleriyle ilgili verileri toplayın ve bu verileri zaman içinde şirkete eklenen her gezinin değerine göre analiz edin. Bu, seyahat eden herkesin iadesi üzerine ayrıntılı bir gider raporu doldurması gerektiği anlamına gelir. Detaylar fark yaratır. Seyahat masrafları ve sağladıkları değer arasında mümkün olduğunca net ve net bir çizgi çekmeye çalışın. Hiçbir şey, geçmişle ilgili iyi veriler kadar geleceğe dair öngörülerde bulunmanıza yardımcı olur. Ne tür seyahatlerin ödediği ve hangi türlerin gelecekte daha liberal bir seyahat bütçesinin gerekçelendirilmesine yardımcı olacağı konusunda bir bilgi tabanı oluşturmak.

5.

Seyahat masraflarını takip edin ve bu masrafları kontrol edin. Çalışanlarınızı yoksulluk içinde seyahat etmeye zorlamayın, ancak onları da boş kontrol etmeyin. Antrenör uçak koltukları, ekonomik araç kiralama ve pazarlık otel odaları seyahatin temellerine zarar vermez.