Kurumsal Giden Postaları Etkin Kullanmanın Yolları Nelerdir?

E-posta güçlü yollara girmesine rağmen, çoğu şirket hala "salyangoz" postasını işlemlerinin önemli bir parçası olarak görüyor. Sözleşmeler, maaşlar, faturalar ve daha fazlası düzenli olarak posta yoluyla seyahat eder. Sorunsuz çalışan bir şirketin bu önemli malzemeleri verimli bir şekilde kullanabilmesi için sorunsuz çalışan bir sisteme ihtiyacı vardır. Giden postaya gelince, ofislerinizi yapılandırarak ve çalışanlarınızı sistemin etkili bir şekilde kullanılması konusunda eğiterek zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz.

İyi etiketleme

Tüm giden postaların göndereni ve alıcıyı net bir şekilde tanımlaması gerekir. Çalışanlara zarfların uygun şekilde hazırlanmasını söyleyin ve postayla ilgili soruları yanıtlamak için personelden birini hazır bulundurun. İşlemi otomatikleştirerek zaman kazanabileceğiniz zaman zarfların üzerine el yazısı yazmaktan kaçının. Posta servisinin ve alıcının mektubu kimin gönderdiğini bilmesi için ayrı bölümler, gruplar ve şahıslar için gerekli olduğu şekilde uzmanlaşmış şirketinizin bilgilerine göre özelleştirilmiş zarflar veya etiketler sipariş edin. Rutin posta alıcıları için, plastik pencere zarflarını kullanın ve alıcı bilgisini bilgisayar tarafından hız ve doğruluk için girin. Büyük veya düzenli miktarda giden posta için, alıcı bilgilerini mevcut hesap dosyalarından çizerek otomatik olarak yazdırmak için yazılım araçlarını kullanın.

Office Mail Hareketi

Giden postayı etkin bir şekilde toplamak için, tüm giden postayı toplamak ve şirketinizin posta hizmeti veya bir nakliye şirketi için kuryelere teslim ettiği bir veya daha fazla gönderim noktasına götürmek için bir "ters ağaç" sistemine ihtiyacınız vardır. Giden posta tahakkuk eden tüm ofislerde ve alanlarda posta giden kutularını ayarlayın ve daha büyük giden paketler için toplama salonlarını düzenli olarak çalışma ofisi alanını karıştırmaz. Çalışanların giden postalarını minimum kargaşa ve zamanla teslim edebilecekleri bir sisteme çalışın.

Dahili Koleksiyon

Merkezi posta odasındaki sıralama ve işleme için belirlenmiş tüm depo ve odalardan posta ve paket toplamak için bir veya daha fazla çalışan atayın. Çalışanlara herhangi bir toplama noktasını unutmamaları için kontrol listeleri sağlayın. Zamanında çalışabilecek ve postaları zamanında gönderilmeye hazır hale getirecek ve alıcı kuryelerle iyi ilişkiler sağlayabilecek çalışanları seçin. Posta odasında posta sayaçları sağlayın, böylece kimsenin damgaları yapıştırmasıyla uğraşmasına gerek kalmaz.

Alış Saati

Giden posta gün boyunca tahakkuk eder ve belirli bir posta parçası çöp kutusuna geç vurursa, bir sonraki iş gününe kadar tükenmez. Şirketinizin gereksinimlerine bağlı olarak en uygun posta alma zamanını belirleyin ve ABD Posta Servisi ile UPS ve FedEx gibi paket ve gecelik posta teslimi için tercih edilen bir lojistik göndericisiyle düzenli alım planlayın. Postaların en zamanında teslim alınabilmesi için gün içerisinde birden fazla alıcıya ihtiyaç duyabilirsiniz. Bunun tersine, şirketiniz bir lojistik göndericiden düzenli toplanmayı desteklemek için yeterli posta üretmezse, bu postayı göndericinin en yakın teslimat noktasına götürmesi için bir çalışan atayın.